Come molti di , partecipo a molte assemblee in videoconferenza ogni settimana. Le mie sono praticamente sempre e in ogni momento sessioni informative in cui un'azienda desidera fornire informazioni su un prodotto o servizio ad analisti o cronisti. Alcune di queste aziende costruiscono il loro strumento con funzionalità che non utilizzano, funzionalità che migliorerebbero l'esperienza per me e fornirebbero risultati per loro.
Questa settimana sono qui per discutere di cosa renderebbe gli strumenti di videoconferenza migliori per le assemblee non collaborative, ma posso comunque rispondere alle domande del pubblico in modo tempestivo. Questo vale per le aziende che lanciano nuovi prodotti ed è vero per i leader aziendali che cercano di trasmettere nuove strategie.
La pausa rinfrescante: il controllo dei contenuti
Alcuni strumenti di segnalazione possono interrompere, riavvolgere e rivedere il materiale anche durante un evento dal vivo. Non sono una dattilografa veloce e le persone tendono a chattare molto velocemente. Se non riesco a fermarmi e tornare indietro per raccogliere qualcosa che ho perso, potrei rovinarlo o perderlo del tutto. Essere in grado di monitorare la velocità dei contenuti che guardo è fondamentale per comprendere il contenuto e salvarlo.
note automatiche per favore
Sebbene molti strumenti dispongano di una funzione automatica per prendere appunti che dovrebbe catturare i punti principali o una registrazione letterale di ciò che è stato affermato, non vengono utilizzati. Assolutamente nessuno sembra considerare di abilitare questa funzione durante un briefing. Ancora una volta, questa capacità potrebbe aiutarmi ad assicurarmi di afferrare assolutamente ciò che viene detto e permettermi di tagliare e incollare con precisione le virgolette per esprimere i punti che desidero esprimere.
Chiuso. controllo automatico del volume
Non tutti i comunicatori parlano allo stesso livello o esattamente con lo stesso tono di voce. Puoi avere un oratore che urla al pubblico seguito da qualcuno che preferisce un sussurro. Abbiamo la possibilità di regolare automaticamente il volume dei contenuti in arrivo, ma viene utilizzato raramente. Ciò sminuisce il briefing, rendendo più probabile che un punto critico o un commento venga perso. (Dovrei aggiungere: gli altoparlanti dovrebbero echeggiare e la cancellazione del rumore dovrebbe essere attiva per ridurre le distrazioni.
Domande e risposte online?
Tutti hanno domande durante un briefing, ma non tutti ottengono risposte. Ci viene spesso assicurato che se le nostre domande non ricevono risposta, qualcuno ci contatterà in seguito. Deve essere una grazia interna, poiché queste risposte si verificano raramente. Le domande dovrebbero essere risolte man mano che emergono in modo che siano nel contesto, in modo che la persona riceva la risposta quando ne ha bisogno e in modo che le persone che non ottengono una risposta (e probabilmente sono sconvolte) la ottengano effettivamente.
Condividi le tue diapositive
Le diapositive devono essere scaricabili all'interno della presentazione stessa. In questo modo, e le immagini sulle diapositive, possono essere utilizzate come riferimento mentre scrivi. In molte occasioni, quando ho iniziato a scrivere, non è stato possibile trovare le immagini di cui avevo bisogno e quelle che erano sul Web potrebbero avere problemi di proprietà dell'IP. D'altra parte, se una presentazione non contiene diapositive, rischi di perdere punti importanti dal tuo pubblico; fornire un riassunto scritto, per lo meno, sarebbe estremamente utile.
Basa l'agenda sul messaggio che vuoi trasmettere
Non si tratta tanto dello strumento quanto del processo. L'agenda informativa deve basarsi sul messaggio che si vuole trasmettere. Gli organizzatori dell'agenda dovrebbero prima redigere ciò che vorrebbero vedere pubblicato e quindi creare l'agenda per creare quel risultato. Questa attenzione evidenzierà ciò che deve essere condiviso, ciò che non deve essere condiviso e colmerà le lacune informative.
Le società di alta ingegneria amano sovraccaricare velocità e flussi e sottovalutare il valore dell'utente, ma analisti e scrittori tendono a concentrarsi sul valore dell'utente, non sulle specifiche dettagliate. La maggior parte dei lettori non sono tecnici; sono più interessati a come un prodotto risolverà i loro problemi.
Il defunto CEO di Apple Steve Jobs è stato un insegnante di lancio: si è concentrato sul motivo per cui dovresti preoccuparti di qualcosa di diverso dalle specifiche. Imparare da questo insegnante aiuterebbe molto.
Hai gli strumenti; impiegare il
Spesso sembra che lo scopo di un briefing sia semplicemente quello di superarlo, ma lo scopo deve essere quello di trasmettere il messaggio che vuoi trasmettere. Per fare ciò, il tuo pubblico ha bisogno di un certo controllo sui contenuti, le note devono essere prodotte automaticamente, i relatori devono essere comprensibili, le domande devono avere una risposta, il materiale deve essere immediatamente disponibile e l'agenda deve essere strettamente collegata. copertura che desideri.
Nel giornalismo ci viene insegnato che il movente è più essenziale del cosa; ancora più essenziale è "perché dovrebbe interessarti". Quest'ultimo è quasi universalmente omesso dalla maggior parte dei rapporti. Sul loro sito, sono a lungo su ciò che è stato fatto e a corto di perché. Chi corregge questo processo vedrà senza dubbio risultati migliori.
Nulla di ciò che ho scritto qui è innovativo e la maggior parte di queste peculiarità esiste già in molti prodotti in uso. Abbiamo la tecnologia per farlo. Dovrebbe essere usato solo correttamente.
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