L'elaborazione dei documenti è diventata popolare negli anni '1990, quando le aziende che gestiscono grandi quantità di posta si sono rese conto che lo smarrimento di una singola posta poteva avere significative implicazioni finanziarie e legali.
È stato il settore finanziario più colpito dalla sua lunga dipendenza dalle comunicazioni cartacee.
Ma l'elaborazione dei documenti va ben oltre la semplice scansione quotidiana di tutta la posta su un server interno. Questo è ciò che accade dopo che si è verificato e, a causa di queste complicazioni, molti professionisti IT non erano disposti a gestire le grandi quantità di dati o hardware specializzato richiesti dall'immagine.
Coloro che si avventurano nel processo di elaborazione dei documenti hanno bisogno di attrezzature affidabili e di un'amministrazione semplice per raccogliere i primi vantaggi degni di investimento, ed è ciò che promette lo scanner per l'elaborazione dei documenti Raven. Pro.
È questo il primo passo verso una scrivania senza file e pile di carta o qualche altro dispositivo che presto prenderà polvere in uno schedario?
Prezzi e disponibilità
Raven offre quattro scanner designati come Original, Standard, Compact e il modello Pro recensito qui. Il design Pro arriva direttamente dai produttori nelle combinazioni di colori in bianco e nero e costa € 649.85 con spedizione gratuita in 2 giorni negli Stati Uniti Questo prezzo include l'accesso gratuito a Raven Cloud Document Storage e, in questo momento, non c'è limite per il numero di documenti scansionati che puoi archiviare presso questa struttura.
Progetta e costruisci
A differenza di altri scanner, gli scanner per documenti progettati per il flusso di lavoro di elaborazione dei documenti non sono come l'hardware economico e fragile che i produttori di stampanti inseriscono nelle loro MFP.
Questo perché un foglio di carta può sembrare liscio alla maggior parte delle persone, ma quando un milione di fogli passa attraverso uno scanner, ha un impatto simile alla scansione ripetuta della carta vetrata.
La robusta meccanica del Raven Scanner Pro evita alcuni di questi problemi, anche se la maggior parte degli utenti potrebbe facilmente scambiare questo hardware per un piccolo fax.
Fuori dalla scatola, la macchina richiede solo l'aggiunta dell'alimentatore documenti e l'unità di alimentazione collegata per essere pronta per l'uso.
Oltre all'alimentatore e al cavo, vengono forniti anche una linea USB e un tampone di inchiostro con la scritta "Scanned".
Un modo per utilizzare lo scanner è utilizzare il touchscreen da 8 pollici sulla parte anteriore dello scanner che fa impallidire quelli delle MFP ma domina questo hardware.
Questo schermo è grande e luminoso, ma ha un problema con l'angolo di visuale in cui è abbastanza difficile da vedere quando si è seduti davanti allo scanner. Si vede facilmente in piedi.
È interessante notare che uno degli accessori disponibili è un supporto per scanner che aumenta l'angolo e l'utilizzo di questo articolo (€ 29.85) potrebbe risolvere il problema.
Sebbene sia possibile utilizzare questa macchina con un computer connesso tramite USB o in rete, funzionerà anche da sola se si fornisce una password WiFi o si collega un cavo LAN per consentire l'accesso a Internet.
È necessaria una connessione Internet per accedere agli aggiornamenti del sistema Android, ma anche per inviare scansioni al cloud o alle destinazioni e-mail.
Quando colleghi per la prima volta lo scanner a Internet, puoi creare un account con Raven che ti permetta di accedere a Raven Cloud dalla macchina e tramite accesso web.
Raven Cloud è una delle possibili destinazioni per i documenti scansionati e puoi configurarli, il tipo di scansione richiesto e la qualità dall'interfaccia touch screen.
Quando abbiamo fornito per la prima volta il nostro materiale di revisione, ha identificato che era necessario un aggiornamento e durante tale aggiornamento ha rivelato che il sistema operativo è Android. Non che tu possa installare app su questo sistema, ma mostra che il touchscreen è un tablet Android con un'interfaccia personalizzata.
Tutte queste funzioni possono essere eseguite anche al di fuori dello scanner utilizzando l'applicazione Raven Desktop. Questa funzione semplifica la suddivisione del lavoro di scansione tra una persona che carica e scarica i documenti e una che gestisce la scansione. Questo è un modo molto più efficiente per gestire il lavoro e mantenere prestazioni di scansione più elevate.
Dal punto di vista della scansione, questa macchina è molto facile da implementare e utilizzare. È possibile caricare fino a 100 fogli nell'alimentatore fogli superiore e quindi espellerli dalla parte anteriore durante il passaggio.
Sembra esserci poca differenza notevole nella velocità di scansione tra singolo e duplicato, colore, monocromatico o le diverse risoluzioni disponibili.
La differenza sta nel tempo necessario per inviarli a destinazione in base all'aumento delle dimensioni delle scansioni a risoluzione più elevata e all'uso del colore.
La risoluzione di scansione massima è di 600 dpi, ma se si desidera risparmiare spazio e accettare dettagli ridotti, è possibile scegliere una risoluzione di scansione di 400, 300 o 200.
Le pagine possono essere raggruppate in un unico file PDF e organizzate per cartella se la destinazione è l'archiviazione. Puoi eseguire la scansione in formato JPG, ma questo formato non ti consente di combinare più immagini in un unico file.
Un importante punto di forza di questo sistema è il numero di possibili destinazioni che i documenti scansionati possono avere.
Per coloro che si affidano all'archiviazione cloud, le possibili destinazioni includono Raven Cloud, Box, Dropbox, Evernote, Google Drive, OneDrive, OneNote, QuickBooks Online e SharePoint.
Se l'intenzione è quella di conservare i file internamente, è possibile utilizzare anche destinazioni personalizzate basate sul file system del computer Raven Desktop o altre destinazioni di rete.
Non solo è necessario disporre di un'unica destinazione, poiché una scansione può andare automaticamente a più destinazioni.
I documenti possono anche essere elaborati da cloud OCR, consentendo loro di cercare parole chiave che potrebbero aiutare a identificare la fonte.
L'unico problema con la soluzione OCR utilizzata qui è che funziona solo per i documenti inviati a Raven Cloud poiché non esiste un meccanismo per cercare file PDF archiviati localmente.
Raven ha incluso un timbro di gomma a inchiostrazione automatica, ma alcuni modelli della concorrenza hanno un timbro integrato nei loro scanner per accelerare questo processo.
Notiamo anche quanto sia americana la soluzione software, in quanto i formati della carta non menzionano nemmeno l'A4 o l'A5. Poiché molti al di fuori degli Stati Uniti non usano carta formato lettera, questo è qualcosa che deve essere affrontato.
L'hardware di scansione riguarda principalmente la scansione delle pagine, ma l'elaborazione dei documenti riguarda anche la gestione di quei documenti, una volta scansionati.
Flusso di lavoro
Tecnico
Ecco le specifiche complete di Raven Pro:
Capacità alimentatore documenti: 100 fogli
Capacità di scansione giornaliera: 6000 pagine
Dimensioni: 12.44 x 8.15 x 7.01 pollici
Reti: WiFi ed Ethernet LAN
Schermo LCD: touch screen da 8 pollici
DPI di scansione massimo: 600
Pagine al minuto: 60
Scansione fronte/retro: sì
Scansione su Internet: sì
Scansione su rete: sì
Scansione su USB: Sì
Software: Raven Desktop per PC e Mac
Con qualsiasi soluzione di elaborazione dei documenti, l'obiettivo non è solo scansionare un documento. Altrettanto importanti sono le informazioni aggiuntive che collegano questo documento a un processo aziendale.
Raven Pro è progettato per scansionare fino a 6,000 pagine al giorno, che è una notevole quantità di scansione che può essere eseguita su una macchina in una giornata di lavoro.
Mentre ogni pagina richiede solo un secondo, organizzare il posizionamento del contenuto e ciò che accade richiede uno sforzo reale, poiché non è necessario scansionare i documenti e non essere in grado di trovare quello che ti serve in seguito.
Raven ha una capacità di elaborazione OCR che può indicizzare il contenuto di un documento, permettendoti di cercare quelle parole. È un buon inizio ed è apprezzato, ma è solo una piccola parte del processo più ampio.
La maggior parte delle aziende che utilizzano la scansione dei documenti dispone di un meccanismo specifico per collegare questi documenti a un particolare contatto o attività.
L'approccio di Raven a questo requisito è chiamato "flusso di lavoro" ed è possibile accedere a diversi flussi di lavoro dall'applicazione Raven Desktop. Un flusso di lavoro Raven definisce quale tipo di documenti aspettarsi, definisce la qualità della scansione e la destinazione di quei file una volta creati.
La cosa bella di queste definizioni è che possono anche personalizzare i nomi dei file e delle cartelle a cui vengono inviati, pur avendo più destinazioni.
Pertanto, è possibile scansionare un documento e inviarne una copia a un server locale, nonché a Raven Cloud, oltre a essere inviato tramite e-mail a un indirizzo specifico.
Questa è una funzione utile e uno dei motivi per utilizzare l'app Raven Desktop invece dell'interfaccia touch dello scanner.
Tuttavia, questa non è la vera definizione di "flusso di lavoro" in questo contesto, in quanto non si comprende come il documento possa essere il punto di partenza di un processo aziendale interno.
Per l'integrazione completa, la scansione del documento deve essere collegata a un database esterno o a una soluzione CRM e il team di scansione deve contrassegnare in qualche modo ciascun documento per creare quel collegamento.
Idealmente, questo potrebbe identificare un numero di conto citato o un riferimento, ma il sistema Raven non ha modo di utilizzare l'OCR in questo modo.
Abbiamo anche notato che anche se lo scanner Raven Pro può accettare 100 pagine sull'alimentatore, non c'è modo di dire al sistema che si tratta, diciamo, di dieci documenti diversi con pagine di separazione tra i dorsi.
Lo scanner può essere istruito a ignorare gli spazi vuoti, ma non può usarli per identificare una nuova serie di documenti, e questa è una sfortunata omissione. Ciò che gli utenti di Raven devono fare è non rifiutare le pagine vuote e quindi usarle come guida per ritagliare in seguito file PDF uniti in Raven Cloud.
È un approccio goffo che potrebbe essere drasticamente migliorato con l'opzione di avviare un nuovo documento su una pagina vuota o su una pagina con un simbolo speciale, ma attualmente non è un'opzione.
E mentre l'app Raven Desktop supporta molti scopi, ciò che non offre sono le interazioni con il database che creano un record per avviare un sistema per la gestione della corrispondenza quando viene ricevuta una lettera e potrebbero richiedere una risposta rapida.
La maggior parte dei CRM ha...