I professionisti impegnati, come tutti gli altri, usano i loro smartphone per comunicare in vari modi, tra cui chiamate vocali, SMS, messaggi istantanei come Telegram, canali di comunicazione dedicati come Slack e più account di posta elettronica, incluso uno che viene controllato solo una volta alla settimana. Il problema è che con così tante piattaforme disparate e potenzialmente più account su ciascuna, tutta questa comunicazione è significativamente frammentata. Inserisci UCaaS, che sta per Unified Communications as a Service, che integra questa comunicazione attraverso un modello cloud e applicazioni software basate su cloud.
Perché le comunicazioni sono unificate?
Per molto tempo le comunicazioni elettroniche di un'azienda sono state costituite da due elementi principali: il telefono e, successivamente, la posta elettronica con l'avvento di Internet. Il lavoro di questi due giganti della comunicazione aziendale ha funzionato per la maggior parte delle aziende ed è stato contenuto in un edificio o in un'azienda: in loco. Le esigenze di comunicazione delle aziende odierne sono cambiate, ma la loro attenzione non è svanita e non scomparirà a causa di determinati requisiti di sicurezza in determinati settori. Ad un certo punto, i canali di comunicazione sono cresciuti e si sono diversificati, e più la comunicazione è stata condivisa, più è diventato difficile sincronizzare tutto all'interno della stessa azienda. Il terzo gigante, l'instant messenger, è cresciuto enormemente dalla fine degli anni '1990, quando un piccolo team israeliano ha reso disponibile al pubblico la distribuzione di ICQ. Dal suo lancio, e-mail, chiamate, videoconferenze, discussioni di gruppo, ecc., hanno permesso a tutti di comunicare da remoto con una centralizzazione ridotta. Pertanto, era impossibile vedere tutto, controllare tutto e analizzare tutto nello stesso posto. Su questa base è apparso il concetto di UCaaS. Prendiamo chiamate, discussioni e video e li riuniamo in un unico servizio. Pertanto, le aziende non dovrebbero acquistare questi servizi separati da dieci diversi fornitori, ma ora possono utilizzare un unico fornitore per tutti i servizi. Il concetto UCaaS ha funzionato particolarmente bene nello sviluppo di "sistemi cloud".Come funziona UcaaS?
UCaaS è una variante del modello di cloud computing "as a service", come il popolare software as a service, meglio conosciuto come SaaS. UCaaS over the cloud semplifica l'implementazione, in quanto non è necessario un team IT di grandi dimensioni poiché il supporto lato server viene fornito al provider a fronte di un canone di servizio mensile. UCaaS offre la possibilità di integrare più metodi di comunicazione attraverso un unico provider cloud, tra cui messaggistica aziendale, comunicazione telefonica e videoconferenza, facilitando la comunicazione del team. Può quindi essere integrato nei servizi di call center, come l'instradamento delle chiamate e i call center, con funzionalità aggiuntive se combinato con il software per call center. gestione dei contatti.
Le aziende hanno una grande opportunità per offrire una migliore interazione con i propri clienti. Mentre un decennio fa tutte le comunicazioni aziendali avvenivano principalmente per telefono, l'interazione tra SMS è aumentata notevolmente: ad esempio, un sondaggio del 2015 ha rilevato che l'80% dei dipendenti utilizza gli SMS per motivi professionali. Tuttavia, attualmente solo il 14% delle aziende comunica con i propri clienti tramite SMS, sebbene molti clienti preferiscano questa modalità di comunicazione. Poiché molte persone tendono a prestare maggiore attenzione ai messaggi e a rispondere più rapidamente rispetto alle e-mail o ad altri metodi, alcune aziende tendono a concentrarsi maggiormente sulle interazioni testuali, creando così maggiori opportunità. Ciò che favorisce l'UCAA. Ad esempio, alcuni call center, che in genere interagiscono solo a voce, hanno ora abbracciato la messaggistica di testo con i propri clienti, con la promessa di un supporto più rapido e una risposta migliore. Maggiore coinvolgimento del cliente, a un costo inferiore.
Tipi di UCaaS
UCaaS si divide in due tipologie: single tenant e multi-tenant. Nella progettazione a tenant singolo (nota anche come multiistanza), esiste una piattaforma software personalizzata che si connette alle applicazioni locali. Sebbene questa sia la soluzione più costosa, in genere offre un livello di sicurezza più elevato perché i dati di ciascun cliente sono tenuti separati e il tempo di inattività di un altro cliente non influisce sugli altri clienti. . Un altro svantaggio di UCaaS single-tenant è che i costi di aggiornamento sono a carico del cliente a causa della necessità di software personalizzato. L'altro tipo di UCaaS è multi-location, in cui il software è ospitato nel cloud presso il data center del provider UCaaS e non in locale. In una configurazione multi-tenant, tutti i clienti UCaaS condividono un'unica piattaforma software. Ciò offre molti vantaggi, tra cui una maggiore affidabilità, costi inferiori e la possibilità di offrire maggiore supporto, incluso il provisioning dell'aggiornamento del software. Lo svantaggio dei contratti di locazione multipli, rispetto al modello di contratto di locazione singolo, è che offre meno opzioni di personalizzazione. Tra i due estremi di single-tenancy e multi-tenancy ci si trova nel mezzo di un approccio ibrido. Questa è un'opzione praticabile nei casi in cui l'azienda ha bisogno di proteggere ulteriormente i propri dati sensibili in un ambiente single-tenant, sfruttando o rendendo più sicura una configurazione multi-tenant. lontano dalle piattaforme di comunicazione esistenti. Sono ancora utilizzati nella sua attività.
UCaaS sul posto di lavoro
L'adozione di UCaaS è stata favorita anche dall'abbandono dei sistemi telefonici tradizionali. Molte aziende utilizzano i sistemi PBX (Private Branch Exchange), che consentono a più utenti di condividere un numero limitato di linee telefoniche esterne attraverso un sistema che fornisce a ciascun utente, inclusi dispositivi come i fax, un'estensione, risparmiando denaro piuttosto che avere un singolo computer. Linea telefonica dedicata per tutti. Ci sono ulteriori risparmi con le telefonate interne tra utenti. Tuttavia, con un PBX, l'azienda deve acquistare l'hardware PBX, con prezzi di acquisto di diverse migliaia di dollari, e quindi assumersi la responsabilità di occuparsene internamente. La soluzione più moderna che sostituisce il PBX è UCaaS, nota come Business VoIP (Voice over Internet Protocol), chiamata anche Cloud PBX (anche se alcuni sostengono che VoIP e Cloud PBX non siano sinonimi, nelle offerte attualmente così simili che la linea tra di loro è essenzialmente sfocato). In questa configurazione, tutti i telefoni si connettono solo tramite Internet, senza alcun cablaggio diretto tra di loro. L'azienda esternalizza tutta la manutenzione e il software al provider VoIP aziendale. Ciò abilita le funzionalità PBX tradizionali come i sistemi precedenti, come la possibilità per più utenti di condividere un numero limitato di linee e chiamate interne tra gli interni. Tuttavia, essendo basato su cloud, consente funzionalità aggiuntive, tra cui l'attivazione diretta del numero di telefono, il cercapersone interfono di gruppo, la posta vocale all'e-mail. e internet-fax. Altrettanto importante, consente anche l'integrazione con le piattaforme aziendali più popolari come Skype for Business, Zendesk, Salesforce e Outlook; l'ultima integrazione consente a un utente di effettuare una telefonata direttamente nel corpo dell'e-mail. L'offerta di RingCentral Office, che offre comunicazioni unificate con "capacità VoIP aziendali", è un esempio di provider UCaaS. Offre una moltitudine di funzioni, tra cui numeri locali, internazionali e verdi, un receptionist automatico, musica in attesa e chiamate. monitoraggio, servizio desktop, report delle chiamate, internet fax e modelli utente tramite il servizio PBX ospitato, nonché funzionalità mobile tramite le app iOS e Android disponibili. Ci sono anche molte funzioni di gestione delle chiamate come inoltro di chiamata, parcheggio di chiamata, monitoraggio delle chiamate, registri delle chiamate, avvisi di messaggi e notifiche. Chiamate perse. Offre anche una versione moderna della posta vocale con opzioni che includono saluti, posta vocale visiva e posta vocale per e-mail. È incluso anche l'SMS aziendale, con la possibilità di inviare e ricevere SMS e MMS dal numero aziendale, tramite smartphone, tablet o anche un computer desktop. RingCentral Office si connette anche ad altre applicazioni cloud tra cui Box.com, Desk.com, Dropbox, Google, Microsoft, Okta, Oracle Sales Cloud, Salesforce, ServiceNow e Zendesk per una maggiore unificazione.
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