Automazione della stampa significa migliorare produttività ed efficienza. Per qualsiasi azienda, esiste molto probabilmente una vasta rete di stampanti, fotocopiatrici, scanner e altre periferiche che semplificano il recupero, l'archiviazione e l'output dei documenti. Ciò che a volte manca è una strategia e un modo per analizzare se i dipendenti stanno davvero ottenendo il massimo da questi dispositivi. L'automazione è utile perché significa che puoi essere più intenzionale. Supponiamo che una stampante si trovi nel reparto contabilità. La maggior parte di noi la considera come un'unica stampante utilizzata da un piccolo team, il che è essenzialmente vero. Tuttavia, fa anche parte di una rete di stampanti, connessa a una rete cablata o wireless ed è disponibile come parte di una suite di altri prodotti. I dipendenti producono e modificano documenti, li salvano, li archiviano e li stampano. Quando si tratta di automazione delle stampanti, le aziende possono analizzare, ottimizzare e migliorare la funzionalità, l'archiviazione e il recupero, la sicurezza e altro ancora. In breve, si tratta di ottimizzare il funzionamento dell’intera infrastruttura della stampante e il modo in cui i dipendenti utilizzano queste risorse. L'automazione della stampa può essere suddivisa in quattro categorie principali, ognuna delle quali può aiutarti a capire come funziona e ottenere il massimo dall'automazione. Le seguenti categorie forniscono una panoramica di come funziona l'automazione della stampa e come funziona.
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1. Analizzare i flussi di lavoro
Prima di considerare tutti gli aspetti tecnici, inclusi i dispositivi utilizzati e la frequenza di stampa, è importante esaminare i flussi di lavoro. L'automazione della stampa si riferisce principalmente al flusso di lavoro dell'azienda e al suo miglioramento. Altrimenti, qualsiasi automazione si concentrerebbe solo sul miglioramento della tecnologia e dei dispositivi utilizzati dai dipendenti senza concentrarsi sulla loro produttività. La considerazione più importante per qualsiasi automazione della stampa è: l’azienda sta ottenendo il massimo da stampanti e fotocopiatrici? Ciò può comportare l’analisi della frequenza con cui i dipendenti stampano, cosa stampano e i dispositivi che utilizzano più frequentemente (tra molte altre variabili). L'automazione si basa su questa fase di analisi poiché significa determinare dove si trovano i colli di bottiglia e gli ostacoli. Un esempio qui è quando una stampante è sottoutilizzata. L'automazione della stampante non significa solo accelerare i tempi di stampa o ottimizzare una rete per la sicurezza, ma implica anche migliorare l'efficienza di ciascun dispositivo. Attraverso questa analisi, è possibile automatizzare attività come reindirizzare i lavori di stampa, semplificare la stampa per i dipendenti (utilizzando il loro ID, ad esempio) e persino rimuovere una stampante dal servizio per caricare maggiormente una stampante utilizzata di frequente.
2. Esaminare i problemi di sicurezza.
Parte del processo di automazione della stampa include l'analisi dei problemi di sicurezza. È possibile automatizzare e migliorare il flusso di lavoro durante tutta la giornata in un'azienda, ma se la sicurezza non è inattaccabile possono sorgere problemi, con conseguenti superamenti dei costi e perdita di produttività. Qualsiasi strategia di automazione della stampa deve includere la sicurezza al centro dell'impegno, poiché è fondamentale garantire che hacker e criminali non possano compromettere la rete delle stampanti. Ad esempio, in alcune organizzazioni, l'infrastruttura di sicurezza può causare rallentamenti o errori nell'accesso a dispositivi specifici. Ancora una volta, l’automazione non è solo un passo per velocizzare l’accesso e l’output della stampante. Ciò potrebbe comportare la regolazione delle impostazioni di sicurezza per una stampa più efficiente o l'aggiunta di un lettore di impronte digitali o altra tecnologia biometrica che accelera la velocità con cui un dipendente può recuperare i documenti stampati.
3. Genera un rapporto dettagliato.
La verità è nei dettagli. Ciò è particolarmente vero quando si tratta di automatizzare la stampa perché le aziende possono scoprire fonti di inefficienza. L'automazione della stampa coinvolge quasi sempre report e visualizzazioni di dashboard per aiutare i manager e i leader di pensiero di un'azienda a prendere decisioni su come automatizzare. Il rapporto può fornire dettagli su come riposizionare le stampanti, modificare le impostazioni di sicurezza e migliorare i flussi di lavoro. Il promemoria importante qui è di utilizzare questi dati con attenzione e intenzionalmente. L'automazione della stampante è utile, ma non è necessario che venga eseguita in modo rapido o impulsivo. Una lettura attenta dei report e dei dashboard di automazione della stampante, soprattutto in una grande azienda con molti dispositivi utilizzati da diversi reparti e visitatori esterni, ti aiuterà nella fase di implementazione.
4. Modificare il flusso di lavoro di stampa
Il passaggio finale consiste nell'apportare le modifiche suggerite dopo aver analizzato i flussi di lavoro e i report. È qui che l'automazione della stampante passa da un esercizio di analisi dei dati alla fase di implementazione e offre vantaggi reali e tangibili per l'azienda. Un esempio di come questo può aiutare? Immagina di scoprire che hai bisogno di più output di stampa in un reparto specifico, come il marketing o lo sviluppo. L'automazione della stampa esamina l'intera situazione e può determinare dove è necessario aggiungere un'altra stampante o fotocopiatrice. L'automazione della stampante comporta questi cambiamenti nel flusso di lavoro e può anche comportare cambiamenti fisici nel modo in cui vengono utilizzati i dispositivi e nella loro ubicazione. È qui che un’attenta analisi e strategia di implementazione possono aiutarti. Vuoi garantire che eventuali modifiche migliorino la produttività e automatizzino veramente il processo per i dipendenti. Cambiare in cambiamento non funzionerà ed è importante evitare la sperimentazione. È fondamentale sapere in che modo i cambiamenti dell'automazione influiranno sulla produttività e sui flussi di lavoro dei dipendenti. A questo punto, una volta analizzati i requisiti, esaminati i problemi di sicurezza e apportati gli aggiornamenti necessari, è fondamentale proseguire con l’automazione. Troppo spesso, le aziende automatizzeranno le loro stampanti, fotocopiatrici e reti per supportare nuove funzionalità come l’autenticazione biometrica, e quindi garantire che questa automazione duri per anni e anni. L’automazione dovrebbe essere permanente, quindi è meglio continuare l’analisi e gli aggiornamenti per rimanere al passo con gli ultimi progressi tecnologici. L’automazione avrà sicuramente un impatto, ma può avere un impatto ancora maggiore se si continua a cercare cambiamenti che aiutino i dipendenti a ottenere il massimo dalla rete e dai dispositivi di cui dispongono attualmente.