Se non fosse un'e-mail, forse potrei mandarti un video.
Ci siamo tutti abituati alle riunioni video negli ultimi anni. Ma quando si tratta di comunicazione asincrona o non simultanea, ci rivolgiamo principalmente al mezzo collaudato dell'e-mail.
L'e-mail è utile per molte cose, ma negativa per comunicare emozioni o personalità, offrire una demo o mostrare una scena. Il video è meglio per questo.
"I messaggi video trasmettono la personalità del messenger in un modo che le e-mail meglio scritte hanno difficoltà a raggiungere", ha affermato Eric Burns, amministratore delegato di Panopto, una società di gestione dei contenuti video. "Avere qualcuno che ti parla attraverso un foglio di calcolo è molto meglio che condividere un foglio e un documento."
Panopto è una delle un numero crescente di aziende che sviluppa modi per rendere i video asincroni comodi e facili per tutti i tipi di attività ora gestite tramite e-mail o in riunioni dal vivo. Per le demo e i tutorial dei prodotti, il valore del video è evidente, ma i sostenitori affermano che esistono altri modi per implementare il supporto per rendere le organizzazioni più produttive.
Ripensa all'incontro
Considera come si svolgono in genere le riunioni. La sessione inizia con qualche minuto di ritardo per dare ai ritardatari il tempo di chattare. C'è spesso una presentazione, che di solito non è stata condivisa in anticipo con i partecipanti. Le persone ignorano ciò che sta dicendo l'oratore mentre strizzano gli occhi per capire cosa c'è nelle diapositive.
Le riunioni possono essere più brevi, più produttive e più inclusive se parte della sessione è preregistrata, ha affermato Michael Litt, amministratore delegato del servizio di messaggistica video Vidyard. "C'è una percezione prevalente che le riunioni dovrebbero essere dal vivo", ha detto, "ma non tutti sono sicuri della loro capacità di rispondere in tempo reale". Il format non è adatto a chi ha bisogno di tempo per analizzare quanto comunicato. Gli incontri fisici tendono ad essere dominati dai partecipanti più estroversi, il che distorce il risultato.
Litt suggerisce che l'organizzatore della riunione registri invece la presentazione e la invii ai partecipanti con qualche giorno di anticipo insieme a un documento condiviso per il feedback. "In questo modo, quando entri nella riunione, hai già le domande e i pensieri di tutti invece di passare la prima metà a presentare", ha detto. Ogni persona arriva pienamente informata e pronta a passare il tempo a discutere piuttosto che ad ascoltare una conferenza.
Lo stesso vale per le presentazioni di vendita e le comunicazioni con i clienti. "Quando invii a un cliente un'anteprima di cinque minuti di un argomento in anticipo, puoi avere una conversazione dal vivo più mirata", ha detto Litt.
mezzi ad alta densità di informazioni
Burns afferma che “la larghezza di banda delle informazioni del video, specialmente se combinata con una demo o una presentazione, è estremamente elevata. È ideale per la formazione e la documentazione di riferimento. Puoi accelerarlo, rallentarlo e guardarlo a pezzi.
Catturare riunioni, interazioni con i clienti ed eventi aziendali su video crea anche un archivio di best practice e soluzioni. "Se il team di supporto rileva un problema di flusso di lavoro con un cliente, può registrarlo e inviarlo al team di ingegneri", ha affermato. "Sta costruendo una videoteca dello scarico digitale dell'organizzazione mentre risolve i problemi."
Panopto utilizza il riconoscimento vocale e ottico dei caratteri per rendere ricercabili i contenuti audio e video. Nonostante le carenze della tecnologia attuale, la trascrizione non deve essere perfetta per essere utile. "Gli esseri umani hanno bisogno del 90% di precisione per ricordare qualcosa, ma il 35% di precisione è sufficiente affinché un motore di ricerca restituisca risultati molto accurati", ha affermato Burns.
Non tutti si sentono a proprio agio davanti a una telecamera, ma la pandemia è stata una benedizione indiretta al riguardo. Ci ha costretto tutti ad imparare almeno alcune basi della comunicazione video e ci ha resi un po' più tolleranti nei confronti delle imperfezioni degli altri.
Burns consiglia alcune nozioni di base: evitare i fondi disordinati, scarsa igiene e vestiti sciatti. I volti dovrebbero essere centrati e non tagliati sulla fronte. Investi in buone apparecchiature audio e video, perché "la ricerca ha dimostrato che una scarsa qualità del suono fa pensare che le persone siano meno intelligenti". Rispetta il tempo dello spettatore e mantieni i messaggi brevi. Usa i video dove ha senso, ma tieni una buona vecchia e-mail nella tasca posteriore dei pantaloni.
Gli ultimi anni hanno visto un'esplosione di strumenti per semplificare l'acquisizione e la condivisione di video, inclusi Vidyard, Loom, Hippo Video e CloudApp. Potrebbero essere su qualcosa. Un sondaggio commissionato da Vidyard ha rilevato che l'89% dei professionisti dei servizi finanziari ritiene che i messaggi video abbiano un impatto maggiore rispetto ai messaggi di testo e due terzi hanno affermato di aver conosciuto meglio i clienti attraverso l'interazione con i video. Chi ha detto che doveva essere in tempo reale?
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