Molti lavoratori in tutto il mondo stanno ora lavorando da remoto a causa della pandemia di COVID-19. Per alcune persone, la transizione è stata senza soluzione di continuità: forse lavoravano già da casa part-time o full-time, o si divertivano a non dover sopportare un lungo tragitto giornaliero verso l'ufficio. Altri potrebbero trovare più difficile effettuare il passaggio. Per prima cosa, non erano tecnologicamente attrezzati per trasformare la loro casa in uno spazio di lavoro.
Come probabilmente avrai scoperto, lavorare in remoto ha in realtà molti vantaggi, tra cui una maggiore produttività e un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata. Tuttavia, prima di poter godere dei premi, dovrai essere dotato del software giusto - si apre in una nuova scheda - e degli strumenti per il tuo spazio di lavoro domestico.
Ecco alcuni degli strumenti e dei programmi più importanti che dovresti avere a tua disposizione, qualunque cosa tu faccia per vivere.
Materiali
Può sembrare un po' banale, ma è un punto di partenza essenziale: hai bisogno di hardware di base per il tuo spazio di lavoro remoto, incluso un computer desktop o portatile funzionante, Wi-Fi affidabile e uno smartphone. A seconda del tuo lavoro, potresti aver bisogno anche di una stampante, uno scanner, un telefono fisso e altre apparecchiature. Ad esempio, se sei un grafico, probabilmente vorrai essere in grado di stampare bozze.
Se non disponi già di questi dispositivi e sono essenziali per il tuo lavoro, il tuo datore di lavoro probabilmente li pagherà o ti rimborserà per le attrezzature speciali che devi acquistare mentre lavori da remoto. Anche se non lo fanno, questi strumenti sono un buon investimento che ti servirà bene in futuro, anche quando gli ordini rimanenti si esauriranno.
Microsoft Office 365
Probabilmente utilizzi già molti aspetti di Office, inclusi Word, Excel, Outlook e possibilmente PowerPoint. Questi programmi sono praticamente obbligatori per qualsiasi lavoro d'ufficio, così come per i lavori in cui non si sta davanti al computer tutto il giorno, e sono inclusi nella piattaforma.
Ci sono altre funzionalità che possono essere particolarmente utili per il lavoro da remoto, tra cui Microsoft Teams, che ti permette di collaborare con i tuoi colleghi tramite messaggistica, live editing, condivisione di file, chat, ecc. Ciò è particolarmente utile quando non hai tempo faccia a faccia con i colleghi che di solito vedi tutti i giorni.
Gli strumenti di gestione dei progetti sono utili anche quando lavori in ufficio con i tuoi colleghi, ma sono particolarmente importanti quando devi tenere traccia dei progetti da remoto. Trello, ad esempio, ti consente di assegnare compiti ai membri del team, impostare date di scadenza e altro ancora. Il layout pittorico utilizza un sistema di schede che puoi spostare in diverse colonne e ti permette di vedere lo stato di avanzamento complessivo del progetto.
Sono disponibili anche molte altre popolari piattaforme di gestione dei progetti, tra cui Monday, Asana, Basecamp, Wrike e molte altre. Alcuni sono gratuiti ai livelli di piano più basilari e la maggior parte ha opzioni a pagamento per team più grandi o funzionalità aggiuntive.
Cloud computing
Le piattaforme di cloud computing essenzialmente ricreano il tuo ambiente di lavoro in uno spazio virtuale, fornendo storage, gestione delle applicazioni, analisi dei dati, sicurezza, supporto e altro ancora. Queste soluzioni sono scalabili quando è necessario aggiungere risorse e servizi, accessibili agli utenti che devono collaborare da remoto e spesso convenienti.
Sono disponibili molte opzioni di piattaforma di cloud computing, ma i principali fornitori includono Amazon Web Services, Google Cloud, IBM Cloud, Microsoft Azure, Alibaba e Oracle Cloud.
Piattaforme di videoconferenza e chat
Come probabilmente già saprai, rimanere in contatto con i tuoi colleghi durante la pandemia, così come in circostanze "normali", è importante per una collaborazione ottimale. È anche più facile che mai grazie alla tecnologia. Con piattaforme come Zoom e Webex, puoi continuare ad avere regolari incontri faccia a faccia, uno contro uno o con l'intero team.
Per comunicazioni meno formali, come un rapido check-in, prova strumenti come Slack o Rocket.Chat. Questa app ti consente di inviare messaggi diretti o chattare attraverso i canali, che includono team o gruppi selezionati di persone. Puoi persino inviare e condividere file su diverse di queste piattaforme e alcune ti consentono anche di passare alla videoconferenza e all'audio quando necessario.
Gli strumenti di sicurezza informatica non sono importanti solo per proteggere le proprie informazioni e la privacy, ma sono particolarmente necessari quando si accede a file e dati aziendali potenzialmente sensibili. Dopotutto, non vuoi mettere a rischio te stesso o la tua organizzazione. Questi strumenti sono importanti indipendentemente da dove lavori e sono essenziali per il tuo ufficio a casa.
Uno strumento che dovresti avere nel tuo repertorio è una rete privata virtuale (VPN). Una VPN protegge la tua privacy stabilendo una rete privata e nascondendo il tuo indirizzo IP quando accedi a Internet. Sarai in grado di nascondere la tua posizione e altri dati, permettendoti di navigare in Internet in modo anonimo. Ciò è particolarmente importante quando si accede a reti pubbliche, come gli hotspot Wi-Fi, che ti rendono particolarmente vulnerabile.
Anche il software di sicurezza informatica, ovviamente, è importante: protegge i tuoi dispositivi da minacce come malware e hacker. Puoi anche configurare un sistema di autenticazione a due fattori. Ciò significa che devi fornire due forme di prova della tua identità, come l'inserimento della password e un codice che ti viene inviato via e-mail o SMS.
Esistono molti altri tipi di software e hardware di cui potresti aver bisogno a seconda della natura del tuo lavoro. Le persone che lavorano nei settori creativi, ad esempio, potrebbero aver bisogno di Adobe Creative Cloud. I consulenti finanziari, invece, potrebbero utilizzare un programma come Money Tree. Tuttavia, quelli elencati qui sono le basi necessarie alla maggior parte dei lavoratori in qualsiasi settore, sia esso uno sviluppatore di software o un amministratore desktop.
Se questi programmi e strumenti non sono già configurati sui tuoi dispositivi, verifica con il tuo datore di lavoro. Possono fornire loro l'installazione, che spesso può essere eseguita da remoto, pagarli o rimborsarti il costo. Anche se non lo fanno, dovresti comunque fare uno sforzo per avere questi strumenti nel tuo ambiente di lavoro da casa: li userai più e più volte per molti scopi, indipendentemente dal tuo lavoro o organizzazione.
Malcom Ridgers, Bairesdev (si apre in una nuova scheda)