Nel 2019, il 50% dei dipendenti a livello globale ha lavorato fuori dal proprio ufficio per almeno due giorni e mezzo alla settimana e, nel Regno Unito, il 70% dei dipendenti ritiene che il lavoro flessibile renda il lavoro più facile e più attraente. Sebbene le aziende abbiano compiuto buoni progressi verso il lavoro flessibile, gli eventi recenti potrebbero aver fatto sì che alcune aziende abbiano dovuto passare rapidamente al lavoro flessibile prima del previsto. Affinché una forza lavoro più eterogenea possa lavorare in modo efficace, le persone devono avere le conoscenze e le competenze per sfruttare al meglio il lavoro al di fuori del tradizionale ambiente d'ufficio, nonché la tecnologia e gli strumenti per farlo. luogo per sostenerli. I telelavoratori e i datori di lavoro devono considerare quattro aree chiave:
Non aver paura di "comunicare troppo"
Quando sei fuori sede, puoi dimenticarti di tenere informati i tuoi compagni di squadra o i tuoi manager. Invece di avere una mentalità "fuori dagli occhi, fuori di testa", è fondamentale fare il check-in regolarmente e fare domande se qualcosa non è chiaro. Puoi condividere elenchi di cose da fare all'inizio della giornata o fare una chiamata di gruppo a mezzogiorno per recuperare il ritardo e lavorare sulla comprensione che la comunicazione è meglio che dimenticare di condividere ciò che fai. Fare buon uso di un sistema di messaggistica istantanea è un ottimo modo per condividere un messaggio veloce o, meglio ancora, effettuare una videochiamata. In quanto creature sociali, è importante per noi vedere le espressioni e le emozioni di coloro con cui comunichiamo, e se prendiamo una decisione o condividiamo una battuta, farlo mentre osserviamo la reazione di un collega solleverà notevolmente il morale di un lontano e il tuo umore.
Mantenere i rapporti di lavoro
La comunicazione regolare è anche un modo per garantire che gli sforzi dei lavoratori remoti siano riconosciuti e premiati quando non sono fisicamente in ufficio. I livelli di motivazione e produttività possono diminuire se i membri del team non sono incoraggiati e apprezzati per i loro sforzi. Può anche essere più difficile mantenere stretti rapporti di lavoro con colleghi remoti, quindi incoraggia i dipendenti a dedicare del tempo per far loro sapere che sono disponibili ad aiutare se necessario. Chiedere semplicemente come sta andando la giornata di un collega o effettuare videochiamate per un "caffè digitale" o una riunione informale può fare molto per tenersi in contatto con i colleghi. E se la mancanza di interazione faccia a faccia sembra un ostacolo alla costruzione di relazioni, ancora una volta, le videochiamate dei nostri amici possono essere un ottimo modo per recuperare il tempo perso con una conversazione facile e informale.
Conosci la tua tecnologia
Idealmente, dovresti assicurarti che tutti i dipendenti siano a conoscenza della loro tecnologia non appena vengono implementati modelli di lavoro flessibili. Se i dipendenti non sono stati in grado di incontrarli in tempo, può essere utile presentare "utenti esperti" a colleghi amichevoli e disponibili che sono stati identificati come sostenitori della tecnologia. Questi utenti esperti possono rispondere a qualsiasi domanda che potrebbero essere troppo timidi per porre all'IT o mostrare loro funzionalità intelligenti che potrebbero aumentare notevolmente la produttività. Va inoltre verificato che i telelavoratori abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per essere il più produttivi e comodi possibile, come le periferiche ergonomiche. Ad esempio, un mouse o una tastiera verticale con un tappetino da polso può rendere più comodi gli utenti del computer e garantire che tutti possano mantenere il livello di produttività che otterrebbero in ufficio. Varia da persona a persona - Non esiste una configurazione "taglia unica", quindi prenditi il tempo necessario per capire di cosa ha bisogno ogni dipendente.
Rendi efficaci le videochiamate
Le videoconferenze e le chiamate in conferenza sono una parte importante del lavoro a distanza, poiché consentono alle persone di comunicare in un modo che imita più da vicino la comunicazione faccia a faccia e supporta il lavoro collaborativo. Di conseguenza, tutti i soggetti coinvolti devono sapere come connettersi, attivare la videocamera e l'audio, inquadrare correttamente la videocamera all'altezza degli occhi e in un ambiente ordinato e disattivare gli altoparlanti quando non parlano. . Altrimenti, c'è il rischio di ritardare le riunioni, confusione tra i partecipanti e le persone che parlano tra loro. Affinché la riunione sia rapida e produttiva, è anche importante assicurarsi che tutti dispongano di una connessione Internet forte e stabile per evitare ritardi nella trasmissione. È anche buona pratica far circolare e attenersi in anticipo a un ordine del giorno e designare qualcuno a presiedere la riunione per fornire una struttura per la chiamata e ridurre al minimo la discussione. tra i partecipanti Infine, assicurati che i partecipanti si concedano del tempo extra per assicurarsi che tutto quanto sopra sia fatto prima dell'inizio della riunione. I ritardi nelle chiamate possono essere frustranti per gli altri e imbarazzanti per il colpevole. Le opzioni di lavoro a distanza e flessibili hanno il potenziale per essere produttive ed efficienti per i dipendenti e, nella situazione attuale, hanno fornito un'ancora di salvezza a molte società di servizi facilitando la continuità dei loro servizi. Tuttavia, i passaggi precedenti devono essere presi in considerazione affinché questo modo di lavorare sia efficace. È importante assicurarsi che i dipendenti comprendano come utilizzare e massimizzare la tecnologia necessaria per collaborare e mantenere la comunicazione quando non lavorano faccia a faccia; in caso contrario, la produttività e la motivazione potrebbero risentirne. Anne Marie Ginn è responsabile della collaborazione video EMEA presso Logitech