La fatturazione elettronica è il modo migliore per fare affari. Più economico, più veloce, meno errato, si integra direttamente nel tuo processo contabile ed è più rispettoso dell'ambiente rispetto alla fatturazione cartacea e digitale. I dispositivi elettronici connessi a Internet sono abbondanti. Detto questo, è più che probabile che alcune operazioni e processi che normalmente vengono eseguiti manualmente siano computerizzati. L'informatizzazione dei processi manuali spesso consente di semplificare la propria attività e di operare con la massima efficienza e la spedizione delle fatture non fa eccezione.
cos'è una fattura elettronica?
Una fattura elettronica è elettronica per tutto il suo ciclo di vita. significa che la creazione, la spedizione, il pagamento e la contabilità finanziaria vengono tutti eseguiti tramite un unico sistema informatico end-to-end. Tuttavia, questo non deve essere confuso con una fattura digitale, che è semplicemente una fattura cartacea scansionata, probabilmente in formato .PDF. Le fatture elettroniche differiscono dalle fatture digitali perché richiedono ai lavoratori umani di registrare le informazioni sulle fatture: è un processo manuale, non un processo completamente elettronico/computerizzato. Sebbene il termine generico sia "fattura", una fattura elettronica o fattura elettronica si riferisce a ordini di acquisto completamente elettronici, note di addebito, note di credito, termini e istruzioni di pagamento e buoni di pagamento, nonché fatture In genere, una fattura elettronica è inviato come file .XML o .CSV. Tuttavia, le fatture elettroniche possono essere disponibili in molti formati di file o moduli Web. Ad esempio, CurrencyPay offre un portale di fatturazione elettronica in cui gli utenti inviano le proprie fatture tramite e-mail con collegamenti di pagamento incorporati. Questi collegamenti ti consentono di pagare le bollette con un clic.Vantaggi della fatturazione elettronica.
Confrontando la fatturazione elettronica con quella tradizionale cartacea o digitale, che in realtà è una fatturazione cartacea, è possibile notare che la fatturazione elettronica supera i metodi di fatturazione tradizionali in diverse aree di performance: Costo L'utilizzo di una fattura elettronica consente di risparmiare molto denaro rispetto alla fatturazione cartacea e fatture digitali. Utilizzando una fattura digitale, non dovrai più pagare la carta su cui vengono stampate le tue fatture o le spese di spedizione necessarie per inviare le fatture ai tuoi clienti. Quando si tratta di fattura digitale, una fattura elettronica ti fa risparmiare perché ci vorrà meno tempo per inserire i tuoi dati nei libri contabili. Una fattura digitale richiede sempre l'inserimento dei dati da parte di un membro dello staff, un'impresa noiosa per la quale un dipendente deve essere pagato (tempo, è denaro!). Ad esempio, nel 2013, il Tesoro degli Stati Uniti ha stimato che se la fatturazione elettronica fosse implementata in tutti gli uffici del governo federale, potrebbe ridurre i costi del 50% e risparmiare 450 milioni di euro all'anno, ed è probabile che queste statistiche siano aumentate rispetto al rapporto . è stato pubblicato (2013). efficacia Gli utenti della fatturazione elettronica generalmente ritengono che la fatturazione elettronica renda la loro attività ei loro clienti più efficienti e più facili. Le fatture elettroniche possono essere automatizzate per inviare fatture ricorrenti, il tuo cliente può pagarle con un clic del mouse e, di norma, le fatture elettroniche vengono trasferite direttamente ai tuoi registri, eliminando i dati che richiedono tempo. processo di iscrizione a volte costoso. Quando il CEO di Vantage Finance Kevin Halverson ha iniziato a utilizzare la fatturazione elettronica all'interno della sua azienda, ha scoperto che il suo processo di fatturazione era diventato più efficiente. "L'obiettivo è sempre stato quello di rendere più facile per le imprese e i consumatori finanziare e spostare denaro", ha affermato Halverson. "E le funzionalità di fatturazione elettronica di Currency hanno permesso a Vantage di realizzare questo: 'Invece di chiamare ciascuno dei miei clienti e raccogliere i dati della carta, ora posso inviare una fattura che può essere pagata ed elaborata dal mio cliente.' direttamente via e-mail. " Secondo Halverson, la fatturazione elettronica ha semplificato i loro processi di fatturazione eliminando i passaggi e sfruttando i metodi di comunicazione quotidiani (e-mail) per rendere il processo di fatturazione più intuitivo.
(Immagine: © Image Credit: Pixabay) Velocità Le fatture elettroniche possono essere inviate, ricevute, pagate e liquidate molte volte più velocemente rispetto ai metodi di fatturazione cartacei e digitali; La velocità con cui si verificano questi processi può ridurre notevolmente il tempo necessario per l'integrazione delle informazioni sulla fattura nel sistema contabile. Spesso, le informazioni dal formato della fattura elettronica vengono semplicemente scaricate o sincronizzate automaticamente nei sistemi di contabilità. questo elimina il tempo (e il costo) di cui un dipendente ha bisogno per inserire manualmente i dati. Accuratezza Le fatture elettroniche hanno maggiori probabilità di essere accurate rispetto alle fatture cartacee e digitali. Quando si utilizza una fattura elettronica, il processo di fatturazione prevede meno passaggi e quindi meno attriti. Quando un dipendente è responsabile dell'inserimento e della trasmissione dei dati, come nelle modalità di fatturazione digitale e cartacea, può verificarsi un errore in varie fasi, ad esempio durante la creazione della fattura, il pagamento al Cliente e l'inserimento dei dati. Ma quando si utilizza una fattura elettronica, c'è solo un punto in cui si può commettere un errore: durante la creazione iniziale della fattura. In generale, l'utilizzo di una fattura elettronica riduce il rischio di errori nel processo di fatturazione e nei libri contabili. eco-sostenibile Usare le fatture elettroniche è meglio per l'ambiente che usare le fatture cartacee. È noto che la produzione di prodotti di carta contribuisce in modo significativo alla deforestazione. Di conseguenza, l'utilizzo di un metodo di fatturazione non cartaceo dimostrerà che la vostra azienda si è assunta la propria responsabilità sociale per la salvaguardia dell'ambiente.