Potresti aver sentito questo assioma prima, ma in questi giorni è più vero che mai. Il contenuto è il re, soprattutto quando si tratta di commercializzare un prodotto, promuovere un marchio o comunicare un'azienda e i suoi progressi nel mercato. Senza contenuto non c'è comunicazione. Questo è uno dei motivi per cui l'Enterprise Content Management (o ECM) è così importante.
Il concetto alla base dell'ECM è che la gestione dei contenuti aiuta davvero un'azienda a raggiungere i propri obiettivi. Poiché l'obiettivo è una comunicazione più efficace e il fatto che la creazione e l'archiviazione dei contenuti sono spesso così sporadici e casuali, ECM ti aiuta a mantenerti organizzato. È uno sforzo per acquisire, archiviare, archiviare, proteggere e produrre contenuti per aiutare un'azienda a crescere nel mercato e migliorare la propria efficienza interna.
Senza esagerare l'importanza della gestione dei contenuti, questo è uno dei modi principali in cui un'azienda può raggiungere più clienti, migliorare la comunicazione dei dipendenti e aumentare le vendite. Questo perché il contenuto è molto importante, che si tratti di una strategia di social media per aiutare i marketer sul campo o di uno sforzo di comunicazione interna.
L'ECM è meglio descritto rispetto alle fasi del processo. È anche meglio comprendere l'ECM come qualcosa di più di un semplice modo di gestire i documenti. L'obiettivo di ECM è migliorare l'efficacia di tutti i contenuti a cui i dipendenti dovranno accedere e stampare. Nelle seguenti spiegazioni dei passaggi, non dimenticare che il contenuto può essere opuscoli, documentazione aziendale, documentazione di processo, manuali, opuscoli, memorandum e documenti professionali, tra gli altri.
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1. cattura
Per gestire i contenuti di un'azienda e sfruttare appieno un sistema di gestione dei contenuti aziendali, è necessario scansionarli e acquisirli. Questo è in parte uno sforzo relativo alla scansione e al ripristino: la posizione dei documenti necessari come parte dell'ECM. E questo in parte per analizzare le esigenze dell'azienda e la documentazione raccolta.
Una gestione efficace dei contenuti si concentrerà sull'acquisizione e la digitalizzazione dei contenuti e su come vengono archiviati dall'inizio. Pertanto, è spesso un processo per contrassegnare i documenti, determinare chi deve accedervi e come proteggerli durante l'importazione iniziale.
2. negozio
Anche i contenuti di difficile accesso potrebbero non esistere. I dipendenti che devono cacciare per ore per trovare una proposta commerciale o una brochure aziendale, mentre l'unico obiettivo è fare un po' di stampa per una riunione, saranno incredibilmente inefficienti.
Ecco perché l'archiviazione è importante quanto altri componenti ECM, inclusa l'acquisizione e la stampa dei contenuti. Con ECM, i dipendenti sapranno dove trovare quasi tutto quando hanno bisogno di stampare qualcosa. Una strategia ECM su misura prevede sempre di rendere i contenuti accessibili su una varietà di dispositivi, inclusi computer, dispositivi mobili, tablet e altri dispositivi.
3. file
L'archiviazione dei contenuti dovrebbe essere ben gestita e il flusso di lavoro dovrebbe aiutare i dipendenti ad accedere facilmente a questi documenti. Tuttavia, l'ECM generalmente implica l'archiviazione del contenuto per l'archiviazione a lungo termine in un ambiente sicuro. (Questo componente "sicuro" è importante in caso di violazione dei dati e richiede il ripristino della vecchia documentazione.)
L'archiviazione semplifica la gestione dei contenuti perché significa che tutti gli elementi di contenuto non sono sempre "vivi" e compaiono in una ricerca, ma sono sempre accessibili se necessario. Anche l'archiviazione fa parte di una strategia di gestione dei contenuti perché i documenti e i contenuti chiave possono essere decompressi e riutilizzati su richiesta.
4. negozio
Qualsiasi discussione sulla gestione dei contenuti in un'azienda dovrebbe includere anche la protezione di tali contenuti. Uno dei modi in cui gli hacker a volte rubano dati e interrompono un'azienda è la compromissione dei contenuti prodotti dai dipendenti.
La sicurezza fa parte di ECM come mezzo per garantire che nessuno possa accedere liberamente al contenuto. Pertanto, ciò può comportare l'autenticazione, codici di accesso sulla stampante o sulla fotocopiatrice stessa, nonché restrizioni sull'uso da parte di persone o servizi. La sicurezza è anche parte integrante dell'Enterprise Content Management (ECM) perché la tua azienda vuole che i dipendenti accedano ai contenuti da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo, ma in modo sicuro e protetto.
5. produzione
Enterprise Content Management è progettato da zero per aiutare i dipendenti a produrre contenuti, solitamente in formato cartaceo su una stampante o fotocopiatrice (ma anche in PDF o altro formato digitale).
Questa parte dell'ECM riguarda la gestione degli utenti stampabili, le posizioni di stampa, i dispositivi disponibili e persino il rifornimento di carta e inchiostro. La produzione è un elemento chiave dell'ECM in termini di facilità di accesso, eliminazione della complessità e garanzia che il processo aziendale sia il più fluido possibile dall'inizio alla fine.
6. analitica
La gestione dei contenuti si basa anche su un'analisi efficace della gestione dei contenuti. Ciò può comportare l'esame della frequenza con cui le stampanti e le fotocopiatrici vengono utilizzate nella tua azienda, ma questo è spesso molto più avanzato.
L'analisi può aiutarti a determinare quali contenuti vengono stampati più spesso, come vengono stampati e chi fa l'impressione. Tu e prendi decisioni migliori sulla fornitura, ad esempio se la maggior parte dei dipendenti stampa in bianco e nero con un determinato formato. Inoltre, l'analisi aiuta con un'ultima area dell'ECM a determinare se i tuoi servizi di stampa sono efficaci: i costi.
7. Costi
La gestione dei contenuti aziendali è anche un esercizio di controllo dei costi e si potrebbe dire che è principalmente un esercizio di controllo dei costi. In effetti, una gestione dei contenuti ben curata aiuta anche a controllare i costi. I dipendenti dedicano meno tempo alla ricerca di un documento, stampano solo ciò di cui hanno bisogno e le aziende non devono preoccuparsi di problemi di sicurezza (o di costose indagini relative a una violazione dei dati).
Ciò significa che l'intero flusso di lavoro, dall'acquisizione dei contenuti all'archiviazione fino alla stampa, è fluido ed efficiente. Alla fine, i costi potrebbero non essere l'unica preoccupazione principale, ma dovrebbero anche spiegare perché dovresti usare ERM.