Le riunioni sono una parte essenziale della vita lavorativa e, che tu le trovi estenuanti o energizzanti, probabilmente sarai d'accordo che la maggior parte potrebbe fare un uso migliore del proprio tempo. Le persone del produttore di assistenti del calendario intelligente Clockwise affermano che il tempo che le persone trascorrono nelle riunioni è aumentato del 25% dall'inizio delle chiusure della pandemia e che è improbabile che questa tendenza si inverta presto.
Negli anni ho scoperto alcuni consigli per rendere più produttivi gli incontri che organizzo. Ad esempio, li pianifico tutti di default per 20 minuti invece dei soliti 30 perché trovo che il programma compresso costringa le persone ad andare più veloci verso l'obiettivo e possiamo sempre correre un po' più a lungo se necessario.
Tuttavia, non ho tutte le risposte, quindi ho esternalizzato l'argomento agli imprenditori su Qwoted per vedere come traggono maggiori profitti dalle riunioni. Non hanno deluso.
L'incontro è necessario?
Il modo migliore per evitare di perdere tempo nelle riunioni è non avere la riunione in primo luogo. La società finanziaria Octane sta esortando i manager a considerare chi dovrebbe assolutamente partecipare, se un gruppo può inviarne uno invece di tre e se l'incontro può essere gestito altrettanto facilmente via e-mail, ha affermato Maria Aveledo, chief business officer.
Madeline Pratt, CEO della società di consulenza creativa Fearless Foundry, utilizza la piattaforma di condivisione video di Loom per creare video veloci, definendola "un ottimo modo per il nostro team di comunicare senza dover effettuare una chiamata". Un'altra tecnologia per evitare le riunioni che applica è Slack Huddles per consentire conversazioni virtuali rapide e informali.
Il CEO di Loom, Joe Thomas, invia un breve video preregistrato che delinea gli obiettivi, l'ordine del giorno e lo sfondo della riunione. "A volte questo video finisce per rendere inutile l'incontro stesso", ha scritto.
Preparare, preparare, preparare
Non avere un'agenda chiara è il modo più rapido per far deragliare una riunione. A Livestorm, "consigliamo di incaricare un meeting manager che abbia l'ordine del giorno dalla A alla Z e gestisca l'intero incontro", ha scritto il CEO Gilles Bertaux. "Guarda l'ordine del giorno e decidi se l'incontro è davvero necessario o se può essere solo gestito via e-mail", ha aggiunto.
Alla coach di leadership Bianca Riemer piace inviare un ordine del giorno qualche giorno prima di una riunione e invitare i partecipanti a prepararsi con domande. "Ha aiutato le persone a esprimersi che altrimenti tendono a tacere", ha scritto.
Il CEO di Owl Labs Frank Weishaupt invia anche documenti "read-ahead" da uno a tre giorni in anticipo che riassumono ciò che tutti hanno bisogno di sapere e pongono domande.
Una volta che hai un ordine del giorno, rispettalo. Annie Pearl, product manager presso il produttore di software di pianificazione Calendly, consiglia di annullare tutte le riunioni per le quali non è stata preparata un'agenda. Se compaiono nuovi elementi di discussione dopo l'inizio di una riunione, "mettili in un 'parcheggio' per tornare più tardi" in modo da poter rimanere in pista, ha consigliato.
Sfrutta al massimo il tuo tempo
Video o non video? Mentre la telecamera può essere invadente, ci costringe anche a sembrare almeno attenti, velocizzando le riunioni, ha osservato Bertaux di Livestorm. Nella sua attività, i partecipanti sono invitati a tenere accese le telecamere e spegnere i dispositivi per ridurre al minimo le distrazioni.
Matt Harney, CTO di Vyond, stima che leggere le e-mail e recuperare i messaggi di testo durante una riunione può rendere le persone il 40% meno produttive. Per quanto sia allettante lasciare vagare la tua attenzione, non farlo, dice.
La specialista di cloud computing Susanne Tedrick consiglia di eseguire un controllo tecnico dell'hardware e del software prima dell'inizio della riunione. In questo modo, i partecipanti non devono aspettare il loro tempo mentre cercano di capire perché il loro microfono non funziona.
Inizia le riunioni tre minuti dopo l'orario di inizio pianificato, anche se le persone continuano ad arrivare. "Questo stabilisce uno standard per la tempestività", ha scritto Anna Dearmon Kornick, responsabile della comunità in senso orario. I proprietari della riunione dovrebbero essere responsabili di tenere d'occhio l'ordine del giorno, l'orologio e il ritmo, oltre a dichiarare esplicitamente lo scopo della riunione e i risultati attesi. "Ciò mantiene la discussione focalizzata sullo scopo dell'incontro", ha scritto.
"Può sembrare controintuitivo, ma puoi accelerare le riunioni virtuali spendendo l'8% del tuo tempo in attività sociali e divertenti", ha affermato Michael Alexis, CEO di Workplace Events Producer Teambuilding. I rompighiaccio mettono le persone a proprio agio l'una con l'altra e gli organizzatori possono assicurarsi che le cose non sfuggano di mano limitando il tempo sociale a circa cinque minuti all'ora.
Pratt di Fearless Foundry era d'accordo. Inizia le riunioni settimanali del lunedì chiedendo alle persone di condividere un riepilogo del loro fine settimana o un frammento di ciò che sta accadendo nelle loro vite. "Abbiamo un'idea migliore della situazione emotiva di tutti durante la settimana", ha detto. Gli piace anche concludere con una domanda bizzarra come "Cosa non vedi l'ora di fare con lui oggi?" che fa sorridere la gente.
Le trascrizioni automatiche sono ora una funzionalità standard sulla maggior parte delle piattaforme di videoconferenza e, nella mia esperienza, funzionano bene per tutto tranne i termini tecnici e i nomi propri. "Le informazioni chiave possono essere condivise in un secondo momento in una libreria video on demand ricercabile, che consente anche ai dipendenti di ascoltare le riunioni a loro piacimento e passare rapidamente alle parti più rilevanti per loro", ha affermato Mike Rich., vicepresidente. alleanze strategiche in Panopto, la cui piattaforma di condivisione video include la trascrizione.
Gli incontri saranno sempre con noi, ma non dovrebbero consumare il nostro tempo. Con suggerimenti come questo, non è necessario.
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