Il Covid-19 è stata la crisi più dirompente che ha colpito gli affari, la società e l'economia nel Regno Unito nella storia del tempo di pace. Il virus ha dimostrato di essere più dannoso e mortale di quanto chiunque avesse previsto solo pochi mesi fa. Di conseguenza, migliaia di aziende non hanno avuto altra scelta che chiudere i battenti degli uffici e implementare una strategia completa di lavoro a distanza per tutto il personale.
Informazioni sull'autore Sridhar Iyengar è amministratore delegato di Zoho Europe. Inoltre, a causa del ritmo estremamente rapido con cui le cose si sono intensificate, molte aziende nel Regno Unito non hanno avuto più di una settimana o due per rivedere l'intera strategia operativa interna, per passare a un modello di lavoro remoto al 100%. Sebbene sia vero che le iniziative di lavoro flessibile sono state una tendenza in crescita in un numero crescente di aziende negli ultimi anni, migliaia di aziende semplicemente non sono disposte a preparare un'intera forza lavoro per il lavoro a distanza.
Infrastruttura IT
Molti si trovano in una posizione in cui non dispongono dell'infrastruttura IT e delle applicazioni per supervisionare le operazioni. Mancano inoltre degli strumenti di collaborazione e della tecnologia per far fronte al cambiamento del lavoro a distanza e non sono attrezzati per riqualificare il personale su come utilizzare i nuovi sistemi. Inoltre, la gestione di attività come buste paga, analisi, finanza, vendite, nonché sicurezza dei dati e coesione sul posto di lavoro tramite videoconferenza in mezzo mese può richiedere molto tempo. . Un recente sondaggio condotto dalla società di private equity Leonne International ha rilevato che più di un quarto dei responsabili delle decisioni aziendali ritiene che la propria azienda manchi di lavoratori qualificati per gestire "il lavoro remoto diffuso ea lungo termine per il personale". Allo stesso tempo, quattro aziende su dieci affermano di voler aumentare i propri investimenti in IT e tecnologia per supportare i propri dipendenti che lavorano in isolamento familiare e quasi la metà delle aziende dovrebbe essere più aperta alla collaborazione durante questo periodo difficile. . . La buona notizia è che ci sono molti servizi e tecnologie disponibili per garantire che le aziende possano continuare a operare in modo relativamente fluido, nonostante le interruzioni.
Software come un servizio
Con i moderni sviluppi nelle capacità del software-as-a-service (SaaS) e nelle tecnologie cloud, ad esempio, il mondo non è mai stato in una posizione migliore per affrontare una crisi che ha confinato così tante persone nelle loro case per il prossimo futuro. . Uno dei tempi più difficili per le aziende abbastanza fortunate da sopravvivere a questo periodo orribile e all'imminente recessione è adesso. Riqualificare i dipendenti, abituarsi a nuovi servizi e applicazioni e ricreare una versione remota della cultura dell'ufficio è metà della battaglia per mantenere la tua azienda produttiva e persino redditizia. Tuttavia, impegnarsi in un approccio "nuovo di zecca" al lavoro a distanza non significa che devi lavare la tua cultura aziendale con l'acqua sporca. Infatti, i fornitori di strumenti aziendali basati sul Web e le società di sviluppo software hanno dedicato anni a garantire che la loro tecnologia funzioni nel modo più fluido e sicuro possibile, consentendo ai dipendenti di passare senza problemi tra ambienti remoti e uffici, senza offuscare o interrompere la cultura aziendale o i canali di comunicazione. La tecnologia non può sostituire la cultura, ma può completarla. La cultura può ancora essere promossa a distanza e ciò può essere dovuto a una forte leadership che stabilisce il tono e garantisce che gli stessi aspetti culturali siano promossi in tutta l'azienda. Tuttavia, è ancora vero che l'adozione di un gran numero di nuovi servizi nel giro di poche settimane può essere difficile e ci sono una serie di cose che le aziende e i dipendenti dovrebbero tenere a mente quando si implementa un modello di lavoro al 100% da remoto:
comprendere la tecnologia
Senza insegnare ai lettori di TechRadar come succhiare le uova, è importante che tutti i tuoi dipendenti, colleghi o persino manager siano aggiornati sulla tecnologia richiesta per le tue operazioni aziendali e, soprattutto, su ogni tipo di tecnologia. Ad esempio, a meno che non sia già in atto, è essenziale che i decisori chiave siano consapevoli della differenza tra Infrastructure as a Service (IaaS), Software as a Service (SaaS) e Platform as a Service (PaaS), che è necessario in base all'offerta e alle esigenze della vostra azienda.
scegli la semplicità
Naturalmente, l'implementazione di una strategia di lavoro a distanza deve iniziare con la tecnologia giusta. Può essere così facile per i responsabili delle operazioni selezionare una varietà di diversi strumenti o software online da una moltitudine di fornitori diversi in base alle valutazioni degli utenti. Ciò si traduce in genere in un "mostro di Frankenstein" di un'infrastruttura IT, con diverse applicazioni SaaS che eseguono diversi servizi o funzioni di un'azienda. Pertanto, è impossibile visualizzare i dati di un'organizzazione su una scala temporale utile per prendere decisioni aziendali strategiche. Questo non dovrebbe essere il caso e le aziende dovrebbero garantire che tutte le applicazioni e il software provengano da un unico fornitore, su un'unica piattaforma. Anche la facilità d'uso è un fattore chiave da considerare quando si seleziona un nuovo fornitore, soprattutto perché il personale deve adattarsi rapidamente e lavorare da remoto.
Investi in risorse online
Un recente rapporto di un think tank britannico ha rivelato che un terzo dei dipendenti ha visto il proprio sistema di videoconferenza bloccarsi nelle ultime tre settimane. Ciò non sorprende dato il grande afflusso di lavoratori remoti e l'enorme pressione che ciò pone sulle risorse informatiche domestiche esistenti. Le organizzazioni che devono far fronte a continue interruzioni dell'IT non sono chiaramente riuscite ad adattarsi alle esigenze online del lavoro da remoto. Ciò richiede un'adeguata larghezza di banda Internet (una famiglia con 2-4 lavoratori remoti dovrebbe considerare una velocità di download di almeno 100-200 Mbps). Inoltre, l'hardware obsoleto precedentemente utilizzato per nient'altro che la navigazione sul Web potrebbe non essere adatto per lavorare da casa. Le organizzazioni dovrebbero prendere in considerazione l'aggiornamento dei computer o delle webcam dei dipendenti con un equivalente moderno se ci sono continui problemi di prestazioni o produttività (di solito la specifica del sistema di almeno 4 GB di RAM, un'unità di elaborazione (CPU) con una velocità di elaborazione di 1.6 GHz e un disco rigido o un'unità a stato solido con almeno 100 GB di spazio è l'ideale).
sicurezza
Dall'epidemia di Covid-19 nel Regno Unito, abbiamo notato un aumento del numero di criminali informatici che cercano di trarre vantaggio dalla nuova diffusa politica di telelavoro aziendale. Un'ondata di nuovi dispositivi non sicuri e un maggiore utilizzo dei dispositivi domestici ha offerto agli aggressori informatici una serie di nuovi punti vendita da assumere, hackerare o corrompere, il che significa che i dati aziendali sono più vulnerabili che mai. È essenziale utilizzare un fornitore di servizi di piattaforma che dia priorità alla sicurezza e alla privacy. Le cose da considerare quando si esamina la sicurezza di un fornitore di servizi sono: fanno pubblicità? - in tal caso, è probabile che i dati del cliente vengano utilizzati in un modo o nell'altro per la pubblicità personalizzata, in modo che i tuoi dati personali e aziendali non vengano archiviati solo nella tua infrastruttura IT, ma anche nella pubblicità dei fornitori di servizi sulla tua piattaforma . Dovresti anche determinare se l'azienda per cui lavori ha il proprio data center; in tal caso, puoi essere più certo che le procedure di sicurezza e due diligence più rigorose sono in atto per mantenere la sicurezza. dati dai servizi che utilizzi.
formazione online
Non tutti possono abituarsi subito alle nuove tecnologie. Pertanto, è importante che le sessioni di formazione in videoconferenza siano offerte a tutti i dipendenti, in modo che tutti possano familiarizzare con le nuove tecnologie il più rapidamente possibile. Ciò contribuirà non solo alla produttività, ma anche alla sicurezza aziendale: è facile dimenticare che l'afflusso di lavoro a distanza incoraggia i criminali informatici opportunisti a prendere di mira i dipendenti che potrebbero non essere esperti in esso. semplici misure di sicurezza informatica o di rilevamento delle frodi. Anche l'accesso istantaneo alla consulenza online e al supporto tecnico è prezioso oggi, motivo per cui noi di Zoho abbiamo potenziato il nostro servizio di supporto tecnico online 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX.