Mi probabilidad de utilizar esta información es prácticamente nula, mas la guardo por el hecho de que, bueno, puedo. El costo de almacenaje en incesante minoración ha hecho que sea más asequible preservar la información que tirarla. Marcha realmente bien con la tendencia humana a preservar las cosas, un instinto de acaparamiento que ha transformado a la industria del almacenaje en USA en un negocio de cuarenta millones de dólares estadounidenses.
Tuttavia, l'accaparramento non è una grande idea quando si tratta di dati. Se lavorassi per un'azienda e alcuni residenti della California che ho intervistato nel 360 esercitassero il loro diritto legale all'oblio, la mia azienda potrebbe essere ritenuta responsabile per il mio comportamento da topo. "Agli esseri umani non piace cancellare le cose", ha affermato Bill Tolson, vicepresidente della conformità globale e della scoperta elettronica presso ArchiveXNUMX, una società di migrazione e gestione dei dati.
ROT organizzativo
Il risultato è che, secondo alcune stime, fino all'ottanta per cento delle informazioni detenute dalle aziende e dai loro dipendenti sono obsolete o superflue. I professionisti della governance delle informazioni hanno un termine per questo: ROT (ridondante, obsoleto, banale). C'è un mithe selon leque les entreprises que ne pas soumises à des réglementations specifiques à l'industrie come la FINRA o la HIPAA sont à l'abri de toute responsabilité pour la conservación d'anciennes données, mais presque toutes les organization sont réglementées of i nostri giorni. Ai sensi del General Data Protection Act in Europa, della relativa legislazione in California e Virginia e delle limitazioni alla privacy in oltre XNUMX paesi in tutto il mondo, conservare i dati più a lungo del necessario è pericoloso per qualsiasi organizzazione. I regolamenti sono solo uno dei tanti motivi per ripulire il tuo disco rigido. I database aziendali meglio protetti non possono proteggersi da un attacco di malware su un computer di famiglia o da informazioni lasciate involontariamente all'aperto su un server cloud. Più dati raccoglie un'azienda, maggiore sarà la superficie di attacco. "Perché spendere soldi per proteggere i dati che non ti servono e perché tenerli su un sito che un hacker può sfruttare?" ha affermato Sue Trombley, direttore generale della leadership di pensiero presso il colosso della gestione dei record e dei dati Iron Mountain. Il ransomware non distingue tra dati validi e non validi e nessuno vuole pagare per recuperare qualcosa che non avrebbe dovuto esserci in primo luogo.
I costi possono essere fuorvianti
Poi c'è il costo. "Lo storage è conveniente, ma le persone responsabili della sua gestione non lo sono", ha affermato Trombley. I dati devono essere protetti e supportati e il costo aumenta con il volume. E se le informazioni diventano oggetto di procedimenti legali, i costi possono salire alle stelle. Il costo della semplice compilazione dei dati per rispondere a una richiesta di scoperta forense "può superare i 9 dollari prima che i dati vengano esaminati dagli avvocati", ha affermato John Roman, presidente della società di gestione del rischio IT FoxPointe Solutions. costi relativi a 2 casi, DuPont ha riferito che la metà degli oltre XNUMX milioni di pagine di documenti esaminati ha superato il periodo di conservazione richiesto dall'azienda, risultando in quasi dodici milioni di dollari USA in spese di esame superflue. È sicuro affermare che l'importo sarebbe notevolmente più alto oggi .Altri costi sono più difficili da desiderare, come l'impatto di decisioni aziendali sbagliate basate su informazioni obsolete, confusione causata da informazioni contrastanti o tempo speso a setacciare dati superflui alla ricerca di qualcosa che non va. “Se il dipendente medio trascorre XNUMX ore alla settimana alla ricerca di informazioni, quanto contribuisce al costo complessivo? chiede Tolson. “Quali entrate avrebbero potuto generare sul tuo sito? Nonostante le forti ragioni per sopprimere i dati spazzatura, poche organizzazioni limitano l'uso di dispositivi di archiviazione personali o la condivisione di file basata su cloud. "Non ci pensano", ha detto Tolson. potrebbe imbarcarsi in qualsiasi giorno."
AI in soccorso?
La tecnologia offre una soluzione parziale. Il software Data Catalog automatizza il processo di rilevamento e classificazione dei dati in un'organizzazione. La maggior parte dei fornitori di cataloghi di dati offre anche funzionalità di rilevamento che possono trovare dati su server aziendali, singoli computer e archiviazione cloud. Molti addirittura contrassegnano o eliminano automaticamente i vecchi record in base alle politiche aziendali. Una soluzione più sostenibile consiste nell'incorporare gli standard di governance dei dati che definiscono il modo in cui gli utenti devono gestire i dati in modo responsabile, compreso l'uso di tag META, limiti di copia e programmi di conservazione dei record. Grazie al risveglio delle normative sulla privacy, "le grandi organizzazioni sono diventate esperte nella tenuta dei registri", ha affermato Trombley. Tolson pensa che, a lungo termine, la tecnologia troverà una soluzione. "È necessario modificare la cultura aziendale per gestire attivamente i vecchi dati e stabilire policy per rimuoverli quando non sono più necessari", ha affermato. "Un sistema di intelligenza artificiale dovrebbe essere in grado di farlo in modo trasparente". Finché non riproduco quei vecchi file audio sul mio computer.
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