Le aziende sono profondamente consapevoli dei molti modi in cui l'adozione della tecnologia e le strategie di trasformazione digitale sono cambiate nell'ultimo anno. Un anno fa, abbiamo visto le aziende trasformarsi digitalmente dall'oggi al domani. Hanno accelerato l'adozione delle tecnologie cloud e si sono rapidamente adattate a nuovi modi di lavorare. Uno dei cambiamenti più riconoscibili durante questo periodo è stata la necessità di consentire la comunicazione e la collaborazione per i lavoratori remoti. Dove avremmo potuto fare una semplice domanda a un collega senza distogliere lo sguardo dai nostri schermi, ora inviamo e-mail e messaggi istantanei. E dove prima prenotavamo gruppi di lavoro e tavole rotonde, ora ci uniamo a loro semplicemente premendo un pulsante. Una comunicazione efficace significa condividere le informazioni giuste con le persone giuste nel modo giusto. Al di là della comunicazione da persona a persona, ciò significa che i dipendenti devono essere in grado di visualizzare facilmente e immediatamente i contenuti per loro più rilevanti. Il lavoro a distanza ha reso questa attività essenziale. Senza la capacità di "chiedere semplicemente", questi processi sono ora più importanti per più persone. Informazioni sull'autore David Bowman è direttore di Fresh Produce presso Content + Cloud I principi della comunicazione e della condivisione delle informazioni rimangono gli stessi. Questi si manifestano in modo più efficace negli spazi di lavoro digitali. Se implementati e utilizzati in modo efficace, i luoghi di lavoro digitali creano meno attriti per i dipendenti, ovunque si trovino. Una scarsa implementazione trasforma lo spazio di lavoro digitale in un'altra barriera alla produttività. Per abilitare il primo ed evitare il secondo, ecco cinque suggerimenti per semplificare l'implementazione.
Dai la priorità ai problemi aziendali
Prima di intraprendere l'implementazione di uno spazio di lavoro digitale, le aziende dovrebbero avere un'idea chiara di ciò che sperano di ottenere. I CIO ei responsabili delle decisioni IT devono considerare i principali problemi aziendali che stanno cercando di risolvere. Un grave errore che le aziende commettono quando implementano soluzioni desktop digitali è radicato più nella cultura che nella tecnologia. Storicamente, quando il budget è disponibile, le aziende sono abituate ad adottare nuove tecnologie. Il pensiero alla base di questo approccio non è del tutto sbagliato; seguirà naturalmente l'aggiornamento dei sistemi e delle infrastrutture informatiche e l'efficienza e le prestazioni. Questo può essere parzialmente vero, ma si avvicina all'adozione della tecnologia da una prospettiva sbagliata. La chiave per il successo dell'implementazione di qualsiasi tecnologia è innanzitutto identificare il problema aziendale che risolverà. La pandemia ha portato all'adozione flash per necessità a breve termine, con piattaforme come Teams, Zoom, SharePoint, Slack e altre che vedono una rapida adozione. Questi sono ottimi canali, ma ognuno ha il costo di essere una piattaforma diversa a cui i dipendenti possono connettersi e gestirli. È ovvio che i lavoratori desiderano una tecnologia migliore per aiutarli a comunicare con i loro colleghi. Ma va considerato anche il valore a lungo termine di queste piattaforme. Soprattutto ora, poiché il mondo post-pandemia vedrà senza dubbio molte aziende passare a modelli di lavoro ibridi. È qui che lo spazio di lavoro digitale può offrire un valore reale. Invece di gestire più strumenti e piattaforme, un ambiente di lavoro digitale che privilegia l'interoperabilità e l'integrazione può diventare l'hub centrale per i contenuti.
Ottieni un feedback onesto
Un altro errore che le aziende commettono quando implementano lo spazio di lavoro digitale è non interagire con i dipendenti prima di intraprendere il progetto. In un mondo ideale, tutti i lavoratori sarebbero altamente esperti di tecnologia e in grado di utilizzare le piattaforme più recenti. Questo è raramente il caso, ma non è necessario. Le organizzazioni sono composte da una varietà di team che svolgono una varietà di funzioni. Pertanto, l'approccio predefinito per implementare un posto di lavoro digitale dovrebbe essere quello di presumere che i dipendenti non si trovino nella stessa posizione fisica. È improbabile che uno spazio di lavoro digitale che funzioni bene solo quando un utente si trova davanti a un PC in ufficio sia efficiente e non promuova il coinvolgimento. Le organizzazioni devono esaminare gli strumenti e le tecnologie utilizzati da team e individui, quindi determinare come accedervi da remoto e in modo sicuro, senza compromettere l'esperienza dei dipendenti. Per fare ciò, i team devono ottenere un feedback onesto sui loro punti deboli e sui requisiti tecnologici. Scopri di cosa hanno bisogno nel loro spazio di lavoro digitale e cosa sono disposti ad accettare.
Adotta un approccio agile
Il fallimento di molte implementazioni sul posto di lavoro digitale riflette un altro problema culturale per le aziende. Si tratta di un'eccessiva attenzione al progetto di implementazione stesso, ovvero ottenere il consenso, raggiungere i dipendenti e una prima ondata di adozione ed entusiasmo. Per mantenere l'impegno, qualsiasi implementazione deve evolversi con l'azienda. Se le persone, i team e i processi cambiano, il posto di lavoro digitale deve adattarsi. Una rivalutazione ogni pochi mesi garantisce che il posto di lavoro digitale assomigli al business, il che significa un aggiornamento continuo della piattaforma per risolvere i problemi aziendali. Una volta implementata, i CIO devono garantire che l'impegno nei confronti della piattaforma rimanga forte e desiderabile. Dove si arrendono le persone e dove sono i nuovi punti deboli? Usa sondaggi, ascolta il feedback dei dipendenti e monitora l'uso della nuova tecnologia e della piattaforma stessa, lavorando di conseguenza.
Garantire l'interoperabilità
La scelta di tecnologie interoperabili è la chiave per un'esperienza dei dipendenti senza soluzione di continuità. Ovviamente, concentrarsi sulla suite di tecnologie Microsoft lo consentirà, ma il passaggio a standard e API aperti significa che le applicazioni aziendali possono integrarsi più facilmente tra loro. Al contrario, a volte è più sicuro consentire a un team o a un dipartimento di continuare con una piattaforma o uno strumento familiare se è probabile che l'adozione di una notizia causi un'interruzione significativa. Sebbene ciò significhi accettare che l'onboarding sarà impegnativo, è importante comprendere il rapporto costi-benefici di ogni adozione e pianificare di conseguenza.
Personalizza e personalizza
Le soluzioni desktop digitali avanzate offrono esperienze altamente personalizzate per i dipendenti. È un buon obiettivo a cui mirare, ma il livello di personalizzazione possibile è naturalmente determinato dalla quantità di contenuti disponibili. Se la personalizzazione non è una priorità quando si tratta di ecosistemi ricchi di contenuti, gli utenti saranno sopraffatti dalle informazioni presentate. Gran parte di questo non sarà rilevante per loro, portando a una scarsa esperienza dei dipendenti e a un minore coinvolgimento. Le aziende che non hanno familiarità con un posto di lavoro digitale dovrebbero concentrarsi prima sulla costruzione del proprio ecosistema di contenuti, tenendo presente i punti di cui sopra. Cercare di personalizzare e personalizzare dall'inizio rivelerà che non ci sono molti contenuti disponibili. Una buona regola empirica per le aziende è riflettere attentamente sui contenuti principali a cui i dipendenti devono accedere attraverso il loro posto di lavoro digitale. Se è un compito facile ed esiste già un ricco ecosistema di contenuti, la personalizzazione può essere creata fin dall'inizio perché il contenuto è lì per attivarla. Che si tratti di risolvere problemi per il C-suite della sede centrale o per i team che già operano con un modello di lavoro ibrido, un posto di lavoro digitale richiede la partecipazione dell'intera forza lavoro. Questo è essenziale per diventare una forza positiva per qualsiasi organizzazione. I punti deboli cambieranno nel tempo man mano che lo spazio di lavoro digitale si evolve con l'azienda e matura con ogni adozione di tecnologia vantaggiosa dal punto di vista strategico. Ma saranno più facili da superare una volta implementati i punti di cui sopra.