Il nostro modo di lavorare si sta evolvendo, offrendo ai dipendenti una maggiore flessibilità e più mezzi di comunicazione che mai. Ma con più canali per coordinare e collaborare, le informazioni sono sempre più frammentate tra le diverse applicazioni e piattaforme aziendali. Il risultato: le responsabilità non sono chiare, il lavoro è suddiviso in compartimenti e i dipendenti faticano a tenere il passo con notifiche infinite.
Informazioni sull'autore Robbie O'Connor, responsabile EMEA di Asana. A questo si aggiunge la sfida posta da sistemi obsoleti, come la posta elettronica, che lasciano informazioni e documenti critici bloccati nei thread di discussione o inaccessibili all'intero team. Questa mancanza di trasparenza significa che i dipendenti sono costretti a dedicare ore alla settimana alla ricerca di informazioni e perdere tempo prezioso cercando di recuperare il ritardo.
I dipendenti di aziende di tutte le dimensioni, in tutti i settori, trascorrono ore in riunioni non necessarie, rispondono alle e-mail, rispondono alle e-mail, cercano documenti e file e compiono sforzi duplicati. Il nostro indice di anatomia del lavoro ha rilevato che i lavoratori della conoscenza globale pensano di trascorrere un terzo del loro tempo al lavoro, ma in realtà quasi il doppio in attività di basso valore e ripetitive, tra cui ricerca di informazioni, riunioni e comunicazione. Lo stesso sondaggio ha rilevato che le prestazioni dei dipendenti (39%) e la fidelizzazione (33%) sono state le più colpite dalle organizzazioni che non gestiscono i carichi di lavoro in modo efficace. Sebbene non tutto il lavoro possa essere di grande valore, ci sono modi per ridurre la quantità di attività improduttive o ripetitive che vengono eseguite quotidianamente, inclusa la riduzione al minimo delle riunioni non necessarie o l'automazione delle attività ripetitive. Chiarire come assegnare la priorità al lavoro in base a ciò che porterà il massimo valore aziendale è un altro ottimo modo per migliorare le prestazioni e aumentare l'efficienza. In Asana, sfruttiamo una struttura chiamata "Piramide della chiarezza" per allineare tutti con l'obiettivo e gli obiettivi di alto livello del lavoro quotidiano che svolgono e i risultati concreti che il lavoro individuale dovrebbe produrre. Questi obiettivi di alto livello devono confluire in un sottoinsieme di obiettivi a breve termine, creando una solida base che consenta ai manager di fornire una visione chiara di cosa deve accadere e quando.
In che modo la tecnologia sta plasmando il nostro modo di lavorare? Quali sono i pro e i contro?
Negli ultimi anni, abbiamo assistito a un'esplosione di app e software progettati per aiutare i dipendenti a migliorare la comunicazione e la collaborazione. Ciò rappresenta una sfida e un'opportunità per le organizzazioni ei loro dipendenti. Sebbene l'adozione di nuove app e strumenti possa spesso essere la soluzione perfetta per aumentare la produttività dei dipendenti, sono efficaci solo quanto i team che li utilizzano. Dal punto di vista dei dipendenti, è importante assumere il controllo delle notifiche o alla fine saranno loro a controllare te. Le notifiche parzialmente disattivate o lasciate attive per progetti specifici possono aiutare a limitare le distrazioni sul lavoro e consentirti di disattivarle dopo che sei fuori per la giornata. Le aziende che hanno creato il software che utilizziamo per il loro lavoro vogliono anche assicurarsi che gli utenti possano "chiudere". In Asana, stiamo migliorando le notifiche su dispositivi mobili e Web, offrendo ai clienti un maggiore controllo su come e quando ricevono gli avvisi. Le aziende dovrebbero anche cercare di definire come e quando utilizzare gli strumenti, specificando se integreranno o sostituiranno i processi esistenti e quale dovrebbe essere il risultato desiderato per ciascun individuo. Senza tenere conto di queste considerazioni, ne deriverà il caos, lasciando i team alle prese con processi diversi e flussi di lavoro sconnessi.
In che modo le organizzazioni possono gestire efficacemente i processi individuali e di gruppo per ridurre la duplicazione del lavoro?
La duplicazione del lavoro è generalmente il risultato di una mancanza di visibilità, a livello di singoli team o tra diversi reparti. Più del 10% della giornata di un dipendente (4 ore e 38 minuti a settimana) è dedicata a mansioni già svolte. Ciò rappresenta più di 200 ore di lavoro duplicato e perdita di efficienza ogni anno. Questo è un risultato sorprendente quando così tante informazioni e documenti importanti sono legati alle e-mail o sepolti nei thread. Per evitare ciò, le organizzazioni dovrebbero cercare di implementare strumenti che forniscano una maggiore trasparenza, come i servizi di file sharing, che rendono i file e le informazioni più accessibili ai dirigenti e ai dipendenti dell'organizzazione. . Sempre più spesso, la trasparenza può anche incoraggiare una maggiore responsabilità dei dipendenti per il lavoro che svolgono, il che può facilitare la collaborazione tra i team.
Perché l'automazione è essenziale per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e ottenere risultati aziendali migliori?
Viviamo in un ambiente di lavoro sempre più dinamico e globalizzato e, per stare al passo e rimanere competitivi, diventerà sempre più essenziale per le aziende e i loro dipendenti implementare processi e tecnologie che li supportino. lavorare in modo più intelligente, non di più. Per tenere il passo, le aziende devono cercare di aumentare l'adozione di strumenti automatizzati per eliminare o ridurre al minimo il numero di attività ripetitive o di basso valore dalla giornata lavorativa e dare ai dipendenti il tempo di concentrarsi sul lavoro per cui sono stati assunti. . Ciò non solo contribuirà ad aumentare l'efficienza, ma aiuterà anche i dipendenti a essere maggiormente coinvolti nel modo in cui il lavoro che svolgono fa avanzare gli obiettivi aziendali.