Da quando l'1 e lo 0 del primo scambio di e-mail ha colpito il web, le persone hanno immaginato un futuro senza carta in cui i documenti vivono sui computer e ogni casella di posta è virtuale. Con i tablet ultrasottili di oggi, le reti di archiviazione cloud e le app mobili, eliminare la carta è più fattibile che mai.
Per dare vita all'idea di un ufficio senza carta (o home office), dovrai familiarizzare con alcuni dei kit e delle app disponibili. Dovrai anche dedicare tempo allo sviluppo di processi per i documenti esistenti e in entrata che devono essere elaborati.
Conversione di documenti
Se hai intenzione di fare tutto senza carta, allora devi fare qualcosa con le montagne di scartoffie che hai già. Ci sono dozzine di scanner piani tra cui scegliere e puoi persino averne uno integrato nella tua stampante (si apre in una nuova scheda). Ma vale la pena dare un'occhiata anche al Doxie Go (US $ 199, € 169, circa AU $ 218). Questo scanner portatile e ricaricabile può funzionare con o senza un PC a portata di mano e ti consentirà di scansionare rapidamente i tuoi documenti.
Anche il software incluso con Doxie Go è utile, permettendoti di assemblare pagine, esportare file in PDF e caricare le tue scansioni su un servizio di archiviazione cloud come Evernote o Dropbox.
I modelli della linea ScanSnap di Fujitsu hanno uno scopo simile e possono gestire lotti di documenti più grandi contemporaneamente se sei disposto a pagare di più. Puoi ritirare il modello iX500 dell'anno scorso per circa € 370 (US $ 495, AU $ 524) online.
Il formato PDF ampiamente riconosciuto dovrebbe essere il formato preferito per i tuoi documenti, soprattutto se puoi ottenere un software OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) in grado di catalogare il testo all'interno delle pagine. Catalogando e assegnando un nome ai tuoi documenti man mano che arrivano, puoi evitare un collo di bottiglia in seguito.
Document Management
Nel tuo viaggio dal sovraccarico di documenti al nirvana senza carta, è importante non sostituire solo il disordine fisico con il disordine digitale. Essere in grado di organizzare e cercare tra i documenti che crei è essenziale, quindi dedica un po' di tempo alla creazione di un sistema che funzioni per te.
Evernote è l'epitome della rivoluzione senza carta, che ti consente di raccogliere tutti i tipi di immagini, documenti e collegamenti in una libreria globale di taccuini digitali.
La bellezza di Evernote è la sua flessibilità illimitata, il che significa che puoi usarlo in tanti modi diversi. Un account di base è gratuito, ma se scegli di passare al piano premium per € 3 al mese ($ 5, AU $ 11), ottieni la modalità offline, strumenti di collaborazione e la possibilità di cercare PDF e altri documenti.
Evernote include una funzione di etichettatura come Gmail, quindi puoi impostare una serie di etichette per mantenere in ordine i tuoi documenti digitali. Ovviamente, non devi complicare eccessivamente le cose se un semplice set di cartelle di Windows farà il lavoro, ma come sempre, assicurati di avere dei backup se distruggi gli originali.
Il rivale di Evernote di Microsoft, OneNote ($ 39.99, US $ 49.99, AU $ 59.99) funziona in modo simile, sebbene il supporto per gli allegati sia disponibile solo sulla versione desktop dell'app.
Per le piccole imprese sul mercato, sistemi completi di gestione dei documenti come PaperPort Professional ($ 99,99, $ 199, AU $ 199,95) e FileCenter Pro ($ 199,95, circa $ 121, AU $ 219) offrono funzionalità di database più avanzate con scansione e conversione automatica del testo.
Vedi documenti
L'evoluzione del telefono cellulare in un computer in miniatura significa che hai già uno schermo sempre con te. Ma per visualizzare documenti più grandi in movimento, l'ultimo iPad Air (a partire da $ 399, US $ 499, AU $ 598) è difficile da battere. Apple ha svolto un lavoro impressionante riducendo il peso e rendendo l'iPad più sottile, e in precedenza lo abbiamo descritto come "la cosa più vicina alla perfezione in un tablet".
Non importa quale tablet o telefono cellulare possiedi, ci sono tantissime app pronte all'uso per rendere i tuoi documenti disponibili sempre e ovunque. C'è Dropbox, Google Drive, Box, iCloud, OneDrive e il già citato Evernote, solo per citarne alcuni.
Tutte queste applicazioni sono basate su sistemi di archiviazione cloud, il che significa che i tuoi documenti non sono bloccati su un disco rigido. Questi servizi sincronizzano i file tra dispositivi e computer mantenendo un backup nel cloud. Possono anche essere usati per condividere documenti sul web.
Tutte le opzioni di archiviazione di cui sopra hanno i loro usi, ma Google Drive è quello che si distingue in questo momento. Ottieni 15 GB di spazio libero, funziona praticamente su tutte le piattaforme e gli strumenti di modifica sono integrati. Drive ottiene anche punti extra perché la sua app per Android può scansionare documenti attraverso la fotocamera del telefono o del tablet e trasformarli in PDF ricercabili.
Non importa come sia impostata la tua casa o il tuo ufficio, ora dovresti avere un'idea migliore di come ridurre la quantità di carta volante. Ti consigliamo di lavorare su un sistema adatto prima di iniziare ad acquistare hardware e scaricare app. Determina cosa devi catalogare, come devi potervi accedere e come organizzarlo una volta che sarà digitale. Successivamente, puoi scegliere una combinazione adatta di hardware e software.