Ti piacciono gli appuntamenti? Neanche io.

Mi sono reso conto che era ora di lasciare il mio ultimo lavoro quando mi sono reso conto che trascorrevo in media sei ore al giorno in riunioni, molte delle quali mi era stato chiesto di partecipare esclusivamente a scopo informativo.

Read.ai ha raccolto 10 milioni di euro nel tentativo di capire meglio cosa c'è che non va nelle riunioni in modo che le persone che le gestiscono possano fare meglio.

Il loro software analizza metriche di base come orari di inizio e fine, presenze e tempo trascorso su diversi argomenti. Incorpora quindi le osservazioni derivate dall'apprendimento automatico da registrazioni audio e video che indicano livelli di coinvolgimento misurati da fattori quali coinvolgimento, tono di voce ed espressioni visive.

Ad aprile, la società ha pubblicato un rapporto basato su un'analisi di oltre tre milioni di verbali di riunioni tracciati e conteneva alcune informazioni convincenti.

Circa una riunione su cinque è considerata inadeguata dai partecipanti, con solo il 46% che riceve una valutazione "buona".

Tra i motivi addotti, il numero di partecipanti che arrivano in ritardo aumenta con l'ampiezza della riunione, raggiungendo il 51% di quelli che arrivano in ritardo per riunioni di sette o più persone.

In media, il 30% dei partecipanti è in ritardo, un quarto non è impegnato, una persona parla in quasi la metà delle riunioni di piccole dimensioni e il 22% dei partecipanti a riunioni di sette o più non dice una parola.

Questi risultati rispecchiano praticamente la mia esperienza, quindi ero interessato a parlare con il co-fondatore di Read.ai David Shim per un consiglio su come migliorare le riunioni. Si sono ridotti a questi sette fattori.

  • iniziare in tempo. I brutti incontri finiscono presto, dice Shim. La media inizia con 3,3 minuti di ritardo, il che non sembra molto finché non moltiplichi il tempo perso per il numero di persone nella stanza. Più tardi è l'ora di inizio, più il gruppo sarà disconnesso. I nuovi arrivati ​​tendono anche a partecipare meno di quelli che erano lì dall'inizio. "Inizialmente crea una sensazione di depressione", dice Shim.
  • Invita meno personesoprattutto nei grandi raduni. "Di riunioni di sette o più persone, scopriamo che il 40% non partecipa a conversazioni", afferma Shim. "Il fatto che tu decida di invitare troppe persone mette tutti in un buco perché hanno paura di offendere gli altri". Invece, le persone che contribuiscono raramente alla discussione dovrebbero essere rimosse dall'elenco degli inviti o incoraggiate attivamente a parlare.
  • Sapere quando stare zitto. La ricerca ha scoperto che una persona in genere consuma quasi la metà del tempo di conversazione nelle riunioni di tre e sei persone. È una conferenza e le conferenze sono noiose. "Stiamo assistendo a un calo del coinvolgimento poiché sempre meno persone monopolizzano la conversazione", afferma Shim. “Far entrare persone che non hanno parlato è prezioso perché le fa sentire coinvolte. È responsabilità dell'ospite sapere chi parteciperà.
  • incontri più brevi. Come giornalista, ricevo molte argomentazioni per menzioni di dirigenti e lanci di prodotti, quindi anni fa ho iniziato a limitare tutte quelle riunioni a 20 minuti. Ho scoperto che la pianificazione più compressa costringe le persone a iniziare in tempo, arrivare al punto più velocemente e ridurre le chiacchiere. La ricerca di Read.ai è d'accordo. Ha rilevato che il coinvolgimento dei partecipanti diminuisce del 16% dall'inizio alla fine di una riunione media e il disimpegno raggiunge oltre il 40% nelle riunioni di durata superiore a 50 minuti. Il consiglio di Shim è semplice: "Metti al primo posto le cose importanti", dice.
  • Evita schiena contro schiena e momenti imbarazzanti. Il valore diminuisce all'aumentare del numero di riunioni, afferma Shim. "È più probabile che le persone arrivino in ritardo o non si impegnino, e c'è un punto in cui puoi imbatterti troppo in qualcuno", dice. Gli incontri del venerdì pomeriggio sono particolarmente impopolari. I periodi migliori della settimana sono il martedì e il mercoledì mattina.
  • video dentro. Sebbene molti di noi abbiano una relazione di amore/odio con la videocamera durante le videochiamate, la ricerca di Read.ai indica che averla "porta a risposte migliori da parte degli altri", afferma Shim. "Anche se non ti piace avere un video, tende a dare agli altri l'impressione che ci sia un certo livello di coinvolgimento". Inoltre, non puoi addormentarti così facilmente.
  • chiedere feedback. Molti creatori di sondaggi web offrono abbonamenti gratuiti limitati che sono perfettamente sufficienti per raccogliere feedback anonimi post-riunione. Dal momento che pochi di noi sono esperti nell'agevolazione degli incontri, sembra un peccato non usarli.
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