Mentre le tecnologie digitali hanno trasformato il modo in cui le persone creano, spostano e archiviano i propri dati per decenni, la gestione della moltitudine di documenti fisici e dati digitali prodotti da un'azienda rimane una sfida continua per le aziende. Tecnologie come applicazioni e servizi basati su cloud, nonché requisiti normativi relativi all'archiviazione e alla protezione dei dati dei clienti, hanno costretto le aziende a esplorare soluzioni tecnologiche per la gestione di documenti e dati.
In precedenza, ciò significava investire in un sistema di gestione dei documenti (DMS), che aiutava le aziende ad archiviare e gestire digitalmente documenti cartacei e online. L'ascesa delle tecnologie web ha creato i sistemi di gestione dei contenuti (CMS), che gestivano i contenuti creati digitalmente, ma includevano anche formati come audio, video, immagini e file HTML.
Poi sono arrivati i sistemi di gestione dei contenuti aziendali (ECM), con ECM che è un miscuglio per una serie di processi e strumenti che le aziende utilizzano per acquisire, archiviare, proteggere, recuperare e gestire le informazioni aziendali. Processi come la gestione del ciclo di vita dei contenuti, la gestione delle risorse digitali, la gestione del flusso di lavoro, la governance delle informazioni e le funzionalità di collaborazione si sono uniti al mix nella gestione dei documenti, nonché nel recupero, nella protezione dai disastri e nelle funzionalità di sicurezza avanzate.
Sebbene tutti questi acronimi siano rimasti in uso in una certa misura, i confini tra di loro si sono offuscati nel corso degli anni poiché i fornitori hanno aggiunto più funzionalità. Oggi, la gestione dei contenuti ha meno a che fare con i tipi di documenti (fisici o digitali, o tipo di formato) e più a che fare con il fatto che il contenuto venga utilizzato internamente o esternamente, ha affermato Holly Muscolino, vicepresidente del gruppo di strategia dei contenuti. futuro. Lavora presso IDC. L'evoluzione della gestione dei documenti e dei sistemi di gestione dei contenuti si è sovrapposta al punto in cui i moderni sistemi di contenuti possono gestire qualsiasi tipo di documento, flusso di lavoro o processo, ha affermato.
Da sistemi monolitici a sistemi modulari
Questa confusione e mescolanza è continuata, con le applicazioni ECM tradizionali e le applicazioni di condivisione e collaborazione dei contenuti (CSC) che convergono nel cloud come servizi di contenuti cloud più agili e scalabili. I modelli di lavoro ibridi guidati dalla pandemia del 2020 hanno alimentato la necessità di espandere l'accesso ai contenuti da qualsiasi luogo. Di conseguenza, le applicazioni di contenuti cloud hanno aggiunto l'intelligenza artificiale (AI), l'apprendimento automatico (ML), l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) e l'analisi per aiutare le aziende a guidare il processo decisionale e automatizzare le attività in più processi commerciali.
In effetti, Gartner ha dichiarato ECM morto e ora chiama la categoria Content Service Platforms (CSP). Piuttosto che tentare di archiviare e gestire tutte le informazioni di un'azienda su un'unica piattaforma, l'approccio CSP enfatizza l'uso di applicazioni e servizi integrati per accedere, lavorare e gestire le informazioni ovunque si trovino.
"I CSP forniscono ai dipendenti un modo per recuperare e lavorare con i contenuti in modo moderno e senza soluzione di continuità attraverso i dispositivi e i confini organizzativi", ha scritto la società nel suo Rapporto di mercato 2021. "In quanto tali, sono fondamentali per la strategia aziendale. del lavoro digitale di qualsiasi organizzazione”.
IDC ha anche notato il passaggio da singole piattaforme ECM a un approccio modulare. "Il termine servizi di contenuto implica che invece di avere un'applicazione monolitica che fornisce servizi di cui potresti aver bisogno o meno e che potrebbero non soddisfare mai tutti i casi d'uso, sono modulari, in modo che il tuo team DevOps o il tuo integratore di contenuti Systems possa creare soluzioni che soddisfano una serie di casi d'uso", ha affermato Muscolino. "Poiché può essere integrato più facilmente, non è necessariamente bloccato in tecnologie specifiche. È la visione. Alcuni fornitori sono stati in grado di eseguirlo meglio di altri".
Muscolino ha affermato che in quest'area sono emersi nuovi fornitori come Box, nonché Alfresco e Nuxeo (entrambi acquisiti da Hyland), con altri fornitori tradizionali nello spazio che ora cercano di rinnovare le loro offerte. In una valutazione del fornitore del 2019 sul mercato globale delle applicazioni di contenuti cloud e SaaS, IDC ha anche identificato IBM, Microsoft, OpenText, Egnyte, Veeva, Citrix, Dropbox e Oracle come i principali attori del mercato.
Modernizzazione della gestione dei contenuti
Quando si tratta di sistemi CSP, secondo il rapporto Gartner, gli acquirenti "hanno molte opzioni che possono consentire loro di implementare veramente una visione aziendale dei servizi di contenuto", grazie ai progressi nell'intelligence e dal cloud. Sono più facili da reperire, distribuire e distribuire rispetto alle tradizionali applicazioni ECM, con interfacce utente meglio progettate che consentono agli utenti di "comporre applicazioni attorno ai microservizi sottostanti".
Tuttavia, Gartner ha avvertito che i CSP sono raramente implementati come soluzioni autonome perché in genere esiste una tecnologia dei contenuti che un'azienda sta già utilizzando. "Questo può essere considerato legacy dall'organizzazione, ma vale comunque la pena valutare le opzioni per l'aggiornamento delle piattaforme esistenti", ha affermato Gartner, perché i costi di migrazione e rimodellamento delle piattaforme potrebbero essere notevoli.
Anche la capacità di integrazione con le applicazioni aziendali esistenti, come i sistemi ERP o CRM, è importante. "Il grado di integrazione perfetta di un'applicazione avrà un impatto significativo sull'adozione", ha affermato Gartner nel rapporto.
Muscolino di IDC ha aggiunto che ci sono pochissime organizzazioni che non dispongono di un qualche tipo di sistema di gestione dei contenuti, anche le piccole imprese utilizzano versioni gratuite di Box, Dropbox o Google per gestire documenti e file.
"Quello che stiamo vedendo è molta modernizzazione", ha detto Muscolino. "La maggior parte degli investimenti in queste soluzioni mira a modernizzare la gestione dei contenuti; non si tratta necessariamente di installazioni completamente nuove".
La fase successiva: contenuto unificato
Alla conferenza degli sviluppatori Ignite, Microsoft ha annunciato Microsoft Syntex, una soluzione di contenuto unificata che riunisce vari servizi necessari per gestire il ciclo di vita dei contenuti all'interno di un'organizzazione. Secondo IDC, Syntex è un esempio di una nuova classe di soluzioni di contenuto che chiama "modello di contenuto unificato".
"Il cloud, l'intelligenza artificiale (AI) e le nuove architetture basate sui servizi hanno creato categorie legacy di acquisizione, gestione dei contenuti aziendali (ECM), condivisione e collaborazione dei contenuti (CSC), gestione delle risorse digitali (DAM) e gestione dei contenuti web obsoleti (WCM )," Muscolino ha scritto in un post sul blog annunciando il nuovo modello, che è supportato da una libreria comune di servizi di contenuto. Queste categorie di app avevano senso nell'era delle app locali autonome monolitiche, ma sono ingombranti e inefficienti nel contesto delle moderne cloud e architetture cloud dei primi servizi aziendali digitali.
Il nuovo modello unificato offerto da IDC supporta un insieme comune di servizi relativi ai contenuti come il controllo della versione, la generazione e la gestione dei metadati e l'accesso sicuro, oltre a servizi specializzati come immagini e video, governance, curation e sito web. traduzione, che può essere utilizzata tramite strumenti low-code/no-code. Ciò consentirà alle aziende di creare soluzioni per "qualsiasi numero di casi d'uso aziendali incentrati sui contenuti", secondo la società.
La società di analisi ha affermato che Microsoft Syntex è uno dei primi esempi di questa nuova classe di tecnologia e si aspetta che altri fornitori seguano l'esempio con questo approccio.
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